Leistungsdatum auf Rechnungen: Software richtig einstellen

Veröffentlicht und geprüft am 2. Oktober 2026

Rechnungsdatum, Lieferdatum, Leistungsdatum, Leistungszeitraum und Fälligkeit stehen in vielen Programmen nebeneinander. Sie sind aber nicht austauschbar. Für eine ordnungsmäßige Rechnung verlangt § 14 Absatz 4 UStG neben dem Ausstellungsdatum grundsätzlich auch den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung. Die Software darf deshalb nicht einfach das Rechnungsdatum in jedes Datumsfeld kopieren.

Die kurze Antwort

Das Rechnungsdatum ist der Tag, an dem der Beleg ausgestellt wird. Das Liefer- oder Leistungsdatum beschreibt, wann die abgerechnete Leistung tatsächlich ausgeführt wurde. Erstreckt sich eine Dienstleistung über mehrere Tage oder Monate, kann ein klarer Leistungszeitraum passend sein. Der Kalendermonat genügt nach § 31 Absatz 4 UStDV als Zeitangabe. Fälligkeit und Zahlungseingang beantworten dagegen andere Fragen und ersetzen den Leistungszeitpunkt nicht.

Fünf Datumsfelder, fünf verschiedene Aufgaben

Feld	Was es beschreibt	Typischer Softwarefehler
FeldRechnungsdatum	Was es beschreibtTag der Ausstellung des Rechnungsbelegs	Typischer SoftwarefehlerWird rückdatiert, obwohl die Rechnung erst später erstellt wird
FeldLieferdatum	Was es beschreibtZeitpunkt einer Warenlieferung	Typischer SoftwarefehlerLieferschein- oder Bestelldatum wird ungeprüft übernommen
FeldLeistungsdatum	Was es beschreibtZeitpunkt, zu dem eine sonstige Leistung ausgeführt ist	Typischer SoftwarefehlerAutomatisch mit Rechnungsdatum gleichgesetzt
FeldLeistungszeitraum	Was es beschreibtBeginn und Ende einer über einen Zeitraum erbrachten Leistung	Typischer SoftwarefehlerUnbestimmte Angabe wie „bis heute“ ohne Beginn
FeldFälligkeitsdatum	Was es beschreibtBis wann der Kunde zahlen soll	Typischer SoftwarefehlerWird mit Leistungs- oder Zahlungsdatum verwechselt

Auch das Zahlungsdatum ist ein eigenes Ereignis: Es zeigt, wann Geld eingegangen ist. Es kann für Buchhaltung und Umsatzsteuer wichtig sein, sagt aber nicht automatisch, wann geliefert oder geleistet wurde. Eine Rechnungssoftware sollte diese Ereignisse getrennt speichern und dennoch im selben Vorgang verknüpfen.

So wählen Sie das passende Datumsfeld

Ware an einem Tag übergeben oder versendetLieferdatum eintragen; bei Versendung ist nach dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass grundsätzlich der Beginn der Beförderung oder Versendung maßgeblich.

Dienstleistung an einem Tag abgeschlossenKonkretes Leistungsdatum verwenden.

Dienstleistung über mehrere Tage oder MonateBeginn und Ende als Leistungszeitraum angeben.

Mehrere Leistungen innerhalb eines KalendermonatsDer Kalendermonat kann als Leistungszeitpunkt genügen; Leistungen müssen weiterhin eindeutig beschrieben sein.

Noch nicht ausgeführte LeistungAnzahlungs- oder Vorauszahlungsfall getrennt behandeln und nicht so tun, als sei die Leistung bereits erbracht.

Die Auswahl folgt dem tatsächlichen Geschäftsvorgang, nicht der bequemsten Voreinstellung. Bei gemischten Lieferungen und Dienstleistungen, Teilleistungen oder grenzüberschreitenden Umsätzen sollte die steuerliche Einordnung vor dem Versand geklärt werden.

Lieferdatum bei Waren und Versand

Bei einer bewegten Lieferung nennt der aktuelle Umsatzsteuer-Anwendungserlass grundsätzlich den Tag, an dem die Beförderung oder Versendung an den Abnehmer beginnt. In anderen Lieferfällen kann der Tag der Verschaffung der Verfügungsmacht maßgeblich sein. Das ist nicht zwingend der Tag der Bestellung, der Auftragsbestätigung, der Rechnung oder der Zahlung.

Ein Lieferschein kann den Zeitpunkt unterstützen, doch die Verknüpfung muss eindeutig sein. Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass unterscheidet dabei zwischen sonstigen Rechnungen und E-Rechnungen: Bei einer sonstigen Rechnung kann unter den dort genannten Voraussetzungen auf einen bezeichneten Lieferschein Bezug genommen werden. In einer E-Rechnung muss die erforderliche Datumsangabe dagegen im strukturierten Datenformat enthalten sein. Ein bloßer PDF-Anhang oder Freitext außerhalb der strukturierten Pflichtdaten repariert ein leeres XML-Feld nicht.

Praxisregel für den Versand

Lassen Sie das Lieferdatum aus dem tatsächlichen Versand- oder Übergabeereignis übernehmen. Eine automatische Vorbelegung darf editierbar sein, bevor der Beleg festgeschrieben wird. Prüfen Sie bei Teillieferungen, ob eine Sammelrechnung, einzelne Rechnungen oder positionsbezogene Zeitangaben den Vorgang am klarsten abbilden.

Leistungsdatum bei Dienstleistungen und Projekten

Sonstige Leistungen gelten nach dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass grundsätzlich bei ihrer Vollendung als ausgeführt. Läuft ein Projekt über einen zusammenhängenden Zeitraum, darf die Rechnung diesen Zeitraum konkret mit Beginn und Ende ausweisen. Eine Angabe wie „Beratung bis zum heutigen Tag“ ohne erkennbaren Beginn ist zu unbestimmt.

Bei projektbezogener Arbeit sollten freigegebene Zeiten, Leistungsnachweise und Rechnungspositionen zusammenpassen. Das System darf nicht automatisch den Zeitraum aller vorhandenen Buchungen übernehmen, wenn nicht abrechenbare, noch ungeprüfte oder bereits fakturierte Zeiten enthalten sind. Der Leitfaden Projektzeiten von der Erfassung bis zur Rechnung zeigt den vorgelagerten Freigabeprozess.

Für den Rechnungstext reicht eine Datumsangabe allein ebenfalls nicht. Art und Umfang der Leistung müssen eindeutig und leicht nachprüfbar bleiben. Bei mehreren Projektphasen können einzelne Positionen unterschiedliche Leistungszeiträume tragen; die Software sollte diese Struktur auch beim Export erhalten.

Wann der Kalendermonat genügt

§ 31 Absatz 4 UStDV erlaubt als Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung den Kalendermonat, in dem die Leistung ausgeführt wurde. Das BMF bestätigt diese Vereinfachung ausdrücklich auch für Sammelrechnungen in der E-Rechnung. Für eine monatliche Wartung kann deshalb beispielsweise „Leistungsmonat September 2026“ passend sein, wenn der abgerechnete Vorgang damit eindeutig erkennbar ist.

Die Monatsangabe ist aber kein Ersatz für eine brauchbare Leistungsbeschreibung. „Dienstleistung September 2026“ kann zu wenig sein, wenn nicht erkennbar ist, was geliefert wurde. Besser ist eine Verbindung aus konkreter Leistung, Vertrag oder Projektbezug und Leistungsmonat.

Bei automatisch wiederkehrenden Belegen muss der Zeitraum dynamisch weiterspringen. Eine Vorlage, die jeden Monat unverändert „September 2026“ ausgibt, ist kein funktionierender Serienprozess. Wie Kündigung, Pause und Preiswechsel berücksichtigt werden, beschreibt der Leitfaden zu Serien- und Dauerrechnungen.

Anzahlung, Vorauszahlung und Abschlag nicht wie fertige Leistung behandeln

Wird vor Ausführung der Leistung abgerechnet, handelt es sich um einen besonderen Fall. § 14 Absatz 4 Nummer 6 und Absatz 5 UStG sowie Abschnitt 14.5 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses unterscheiden den Zeitpunkt der Leistung vom Zeitpunkt der Vereinnahmung eines Entgelts oder Teilentgelts. Ist der Zahlungszeitpunkt bei Erstellung der Anzahlungsrechnung bereits bekannt und weicht er vom Ausstellungsdatum ab, kann er anzugeben sein.

Die Software sollte daher zwischen voraussichtlichem Leistungszeitpunkt, Zahlungsdatum und später tatsächlich ausgeführter Leistung unterscheiden. Sie darf aus einer Anzahlungsrechnung nicht durch bloßes Ändern des Datums eine Schlussrechnung machen. Bereits vereinnahmte Teilentgelte gehören nachvollziehbar in die Endabrechnung. Der ausführliche Praxistest für Abschlags- und Schlussrechnungen behandelt diesen Ablauf gesondert.

Leistungsdatum in der E-Rechnung

Nach dem BMF müssen alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben im strukturierten Teil einer E-Rechnung enthalten sein. Die sichtbare PDF-Ansicht allein ist nicht maßgeblich. Bei ZUGFeRD müssen daher XML und menschenlesbare Darstellung inhaltlich zusammenpassen; bei XRechnung muss der Empfänger das Datum aus den strukturierten Daten verarbeiten können.

Der aktuelle Umsatzsteuer-Anwendungserlass macht eine wichtige Unterscheidung: Bei einer sonstigen Rechnung kann der Hinweis „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ genügen, wenn beide Daten tatsächlich gleich sind. In einer E-Rechnung muss die Angabe dagegen im vorgesehenen strukturierten Datenformat stehen. Ein identischer Wert ist möglich, aber er muss als strukturierte Information vorhanden sein.

Validieren Sie deshalb nicht nur das Format. Öffnen Sie die XML-Daten oder eine verlässliche Visualisierung und prüfen Sie, ob Rechnungsdatum, Liefer- beziehungsweise Leistungsdatum und gegebenenfalls der Zeitraum korrekt ankommen. Wie technische und inhaltliche Fehler getrennt werden, erklärt der Leitfaden Fehlerhafte E-Rechnungen prüfen und berichtigen.

Diese Softwarefunktionen sollten Sie prüfen

Funktion	Prüffrage	Fehler, den sie verhindert
FunktionGetrennte Datumsfelder	PrüffrageSind Rechnung, Leistung, Fälligkeit und Zahlung eigenständige Ereignisse?	Fehler, den sie verhindertEin Datum wird für vier verschiedene Zwecke kopiert
FunktionDatum oder Zeitraum	PrüffrageLässt sich zwischen Einzeltag, Monat und Von-bis-Zeitraum wählen?	Fehler, den sie verhindertUnklare Freitexte und falsche Monatswerte
FunktionPositionszeiträume	PrüffrageKönnen verschiedene Leistungen getrennte Zeiträume tragen?	Fehler, den sie verhindertGemischte Projekte werden künstlich vereinheitlicht
FunktionDynamische Serienlogik	PrüffrageSpringt der Zeitraum je Abrechnungsintervall korrekt weiter?	Fehler, den sie verhindertVormonat bleibt in neuen Rechnungen stehen
FunktionQuellverknüpfung	PrüffrageIst sichtbar, ob das Datum aus Lieferung, Projekt, Vertrag oder manueller Eingabe stammt?	Fehler, den sie verhindertAutomatische Werte sind nicht nachvollziehbar
FunktionPDF-XML-Abgleich	PrüffrageZeigen Visualisierung und strukturierte Datei dieselben Werte?	Fehler, den sie verhindertDer Kunde sieht etwas anderes als sein System verarbeitet
FunktionFreigabe und Sperre	PrüffrageStoppen fehlende oder widersprüchliche Daten den Versand?	Fehler, den sie verhindertUnvollständige Rechnung wird automatisch verschickt
FunktionBerichtigung	PrüffrageKann ein festgeschriebener Beleg referenziert berichtigt werden?	Fehler, den sie verhindertHistorische Rechnung wird überschrieben

Ein sicherer Rechnungsworkflow

Vorgang festlegen: Lieferung, einmalige Dienstleistung, Zeitraum, Monatsleistung oder Vorauszahlung bestimmen.
Quelle auswählen: Versandereignis, Leistungsfreigabe, Projektzeitraum oder Vertrag als Datengrundlage verknüpfen.
Entwurf erzeugen: Rechnungsdatum aktuell setzen und Leistungsangabe getrennt übernehmen.
Abweichungen prüfen: Teillieferung, Nachtrag, Pause, Storno und noch offene Arbeit berücksichtigen.
Pflichtangaben kontrollieren: Kunde, Leistung, Steuer, Nummer und Datum gemeinsam prüfen.
E-Rechnung validieren: Struktur und tatsächliche Werte im XML kontrollieren.
Beleg festschreiben: Erst nach Freigabe finalisieren und versenden.
Zahlung separat erfassen: Zahlungseingang dem Beleg zuordnen, ohne Leistungsdatum zu verändern.

Der 20-Minuten-Test für Leistungsdatum und Zeitraum

Minute 0–3: Eine Warenlieferung von gestern mit Rechnungsdatum heute anlegen.
Minute 3–6: Eine Beratung über fünf Tage mit Beginn und Ende fakturieren.
Minute 6–9: Eine monatliche Wartung als Leistungsmonat erfassen und Serienfolge für den nächsten Monat prüfen.
Minute 9–12: Zwei Positionen mit verschiedenen Zeiträumen in einem Beleg testen.
Minute 12–15: XRechnung oder ZUGFeRD exportieren; strukturierte Datumswerte und sichtbare Darstellung vergleichen.
Minute 15–17: Fehlendes Leistungsdatum simulieren; die Software sollte warnen oder den Versand sperren.
Minute 17–19: Einen falschen Zeitraum nach Finalisierung berichtigen, ohne den Originalbeleg zu überschreiben.
Minute 19–20: Export prüfen: Quelle, Freigabe, Original und Berichtigung müssen nachvollziehbar bleiben.

Was bei einem falschen Leistungsdatum zu tun ist

Ein festgeschriebener oder versandter Beleg sollte nicht still überschrieben werden. § 31 Absatz 5 UStDV erlaubt die Berichtigung fehlender oder unzutreffender Angaben durch ein Dokument, das sich spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht. Form und Inhalt müssen die Rechnungsanforderungen erfüllen.

Betroffene Rechnung und Ursache identifizieren.
Prüfen, ob nur die Datumsangabe oder auch Steuerzeitraum, Leistungsbeschreibung und Betrag betroffen sind.
Berichtigungsweg der Software verwenden und Bezug zur Ursprungsrechnung erhalten.
Bei bestehender E-Rechnungspflicht die Berichtigung im erforderlichen E-Rechnungsformat erzeugen.
Korrigierte Datei erneut validieren, versenden und zusammen mit dem Original aufbewahren.

Ob zusätzlich Steueranmeldungen oder Buchungen zu korrigieren sind, hängt vom Einzelfall und der Besteuerungsart ab. Das sollte die Steuerkanzlei beurteilen; eine Datumsänderung in der Software ersetzt diese Prüfung nicht.

Jahreswechsel und weitere Sonderfälle

Leistung im Dezember, Rechnung im Januar: Aktuelles Ausstellungsdatum und tatsächlichen Leistungszeitpunkt getrennt ausweisen; nicht rückdatieren.
Teil- oder Sammellieferung: Prüfen, ob ein gemeinsamer Monat genügt oder einzelne Positionen beziehungsweise Belege verständlicher sind.
Mehrmonatiges Projekt: Vollständigen Beginn und Abschluss angeben; ein offenes „bis heute“ vermeiden.
Dauerleistung: Vertraglich vereinbarte Teilleistungszeiträume und Abrechnungsintervall aufeinander abstimmen.
Barzahlung: Auch sie beseitigt die Pflicht zur Angabe des Liefer- oder Leistungszeitpunkts nicht.
Stundenanlage: Stundennachweis kann Details ergänzen, die Pflichtangaben der E-Rechnung müssen aber strukturiert vorhanden sein.

Rechts- und Recherchestand: 2. Oktober 2026. Die deutschsprachigen Suchergebnisse bei Google und Bing zeigen überwiegend Produkt-Hilfen zur Eingabe eines Leistungszeitraums sowie allgemeine Rechnungserklärungen. Die konkrete Entscheidung zwischen Rechnungsdatum, Lieferdatum, Leistungsdatum, Monat und Zeitraum bleibt oft offen. Dieser Leitfaden verbindet deshalb die amtlichen Regeln mit einem produktunabhängigen Softwaretest.

Häufige Fragen

Darf das Leistungsdatum dem Rechnungsdatum entsprechen?

Ja, wenn die Leistung tatsächlich an diesem Tag ausgeführt wurde. Bei einer sonstigen Rechnung kann dann der Hinweis „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ genügen. In einer E-Rechnung muss die Angabe im strukturierten Datenformat enthalten sein.

Reicht als Leistungszeitraum nur der Monat?

Ja, § 31 Absatz 4 UStDV erlaubt den Kalendermonat als Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung. Leistung und Monat müssen dennoch eindeutig und leicht nachprüfbar beschrieben sein.

Ist das Fälligkeitsdatum zugleich das Leistungsdatum?

Nein. Das Fälligkeitsdatum regelt, bis wann gezahlt werden soll. Das Leistungsdatum beschreibt, wann geliefert oder die Dienstleistung ausgeführt wurde.

Welches Datum gilt bei einer mehrmonatigen Dienstleistung?

Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass lässt für Leistungen über mehrere Monate oder Jahre die Angabe des gesamten Leistungszeitraums zu. Beginn und Ende sollten konkret erkennbar sein.

Was gilt bei einer Rechnung im Januar für eine Dezemberleistung?

Das Rechnungsdatum bleibt das tatsächliche Ausstellungsdatum im Januar. Als Leistungsdatum oder Leistungszeitraum wird der tatsächliche Dezemberzeitpunkt angegeben. Mögliche steuerliche Auswirkungen sollten individuell geprüft werden.

Muss ein falsches Leistungsdatum berichtigt werden?

Unzutreffende Pflichtangaben können nach § 31 Absatz 5 UStDV durch ein eindeutig auf die Ursprungsrechnung bezogenes Dokument berichtigt werden. Ein versandter Originalbeleg sollte nicht still überschrieben werden.

Quellen und Aktualität

Die rechtlichen Aussagen wurden anhand amtlicher Quellen geprüft. Der Beitrag ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung.