Abschlagsrechnung und Schlussrechnung: Software-Praxistest 2026

Veröffentlicht und geprüft am 1. Oktober 2026

Eine gute Rechnungssoftware zieht in der Schlussrechnung nicht einfach alle früher erstellten Belege vom Auftragswert ab. Sie unterscheidet Angebot, vereinbarte Leistung, gestellte Abschlagsrechnung, tatsächlich vereinnahmten Betrag, Nachtrag und offenen Rest. Genau diese Trennung verhindert doppelte Forderungen, falsche Umsatzsteuer und eine Endrechnung, die der Kunde oder die Steuerkanzlei nicht nachvollziehen kann.

Die kurze Antwort

Legen Sie alle Abschlagsrechnungen unter einem Auftrag an, ordnen Sie Zahlungen einzeln zu und erzeugen Sie die End- oder Schlussrechnung aus dem aktuellen Gesamtleistungsstand. Nach § 14 Absatz 5 UStG sind darin die vor Ausführung vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge abzusetzen, sofern entsprechende Rechnungen ausgestellt wurden. Ein nur gestellter, aber unbezahlter Abschlag ist deshalb nicht dasselbe wie eine vereinnahmte Anzahlung. Die Software muss beide Zustände sichtbar halten und eine doppelte offene Forderung verhindern.

Abschlag, Anzahlung, Teilrechnung: erst den Fall klären

Im Alltag verwenden Betriebe die Begriffe nicht immer einheitlich. Für die Einrichtung der Software genügt das Etikett deshalb nicht. Entscheidend ist, ob Geld vor Ausführung der Leistung fließt, ob eine selbständig abgrenzbare Teilleistung bereits erbracht wurde oder ob lediglich ein Teil des Gesamtpreises nach Projektfortschritt fällig wird.

Fall	Praktische Bedeutung	In der Software trennen
FallVoraus- oder Anzahlung	Praktische BedeutungZahlung vor Ausführung der Lieferung oder sonstigen Leistung	In der Software trennenVoraussichtliche Leistung, Zahlungseingang und späteren Abzug verknüpfen
FallAbschlagszahlung	Praktische BedeutungVorläufiger Teilbetrag bei einem laufenden Gesamtauftrag	In der Software trennenAuftragsstand, Abschlagsbeleg, Zahlung und Restforderung gemeinsam führen
FallTeilleistung	Praktische BedeutungWirtschaftlich teilbarer, gesondert vereinbarter und ausgeführter Leistungsteil	In der Software trennenNicht automatisch wie bloße Vorauszahlung behandeln; steuerliche Einordnung prüfen
FallEnd- oder Schlussrechnung	Praktische BedeutungAbrechnung der insgesamt ausgeführten Leistung	In der Software trennenGesamtleistung, Nachträge, vereinnahmte Beträge, Steuer und Restbetrag offenlegen

§ 13 Absatz 1 Nummer 1 Buchstabe a UStG beschreibt Teilleistungen als bestimmte Teile einer wirtschaftlich teilbaren Leistung, für die das Entgelt gesondert vereinbart wird. Ob ein Projekt tatsächlich aus Teilleistungen besteht, lässt sich nicht durch die Auswahl eines Dokumenttyps in der Software festlegen. Klären Sie Vertrags- und Steuerfälle bei Unsicherheit mit Steuerkanzlei oder Rechtsberatung.

Für Werkverträge enthält § 632a BGB einen gesetzlichen Anspruch auf Abschlagszahlungen in Höhe des Werts erbrachter und geschuldeter Leistungen. Vertragliche Regeln, Verbraucherbauvertrag oder VOB/B können zusätzliche Anforderungen auslösen. Die Software bildet den vereinbarten Ablauf ab; sie schafft den Zahlungsanspruch nicht selbst.

Was auf eine Abschlagsrechnung gehört

Auch eine Rechnung über eine Voraus- oder Abschlagszahlung braucht die allgemeinen Angaben nach § 14 Absatz 4 UStG: vollständige Namen und Anschriften, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum, eindeutige Rechnungsnummer, Art und Umfang der Leistung, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag beziehungsweise den zutreffenden Hinweis bei einer Steuerbefreiung.

Der aktuelle Umsatzsteuer-Anwendungserlass verlangt außerdem, dass aus einer Rechnung über eine Zahlung vor Ausführung der Leistung hervorgeht, dass eine Voraus- oder Anzahlung abgerechnet wird – etwa durch den voraussichtlichen Zeitpunkt oder Kalendermonat der Leistung. Steht der Zeitpunkt der Vereinnahmung fest und weicht er vom Ausstellungsdatum ab, ist auch dieser für die Pflichtangabe nach § 14 Absatz 4 Nummer 6 relevant.

BezugAuftrag, Angebot oder Projekt eindeutig nennen, ohne die Leistungsbeschreibung dadurch zu ersetzen.

Status„Anzahlungsrechnung“ oder „Abschlagsrechnung“ klar bezeichnen und den Abrechnungsstand erläutern.

LeistungszeitVoraussichtlichen Zeitpunkt oder Monat der noch auszuführenden Leistung angeben.

SteuerNettoentgelt, Steuersatz und Steuerbetrag korrekt ausweisen oder Sonderregel begründen.

Umsatzsteuer folgt bei Anzahlungen dem Geldeingang

Wird vor Ausführung der Leistung ein Entgelt oder Teilentgelt vereinnahmt, entsteht die Umsatzsteuer insoweit grundsätzlich mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums der Vereinnahmung. Das ergibt sich aus § 13 Absatz 1 Nummer 1 Buchstabe a UStG und gilt für Anzahlungen auch bei Sollversteuerung. Bei genehmigter Istversteuerung knüpft die Steuer ohnehin an vereinnahmte Entgelte an.

Darum braucht der Belegstatus mindestens drei getrennte Informationen: gestellt, fällig und bezahlt. Eine versandte Abschlagsrechnung ohne Zahlung darf nicht automatisch wie vereinnahmtes Geld in Steuer, Schlussrechnung und Bankabgleich einfließen. Teilzahlungen benötigen Betrag und Buchungsdatum; Sammelzahlungen müssen auf die richtigen Vorgänge verteilt werden.

Der Leitfaden zum automatischen Zahlungsabgleich zeigt, wie Bankumsätze nur bei eindeutiger Referenz automatisch zugeordnet und unklare Teil- oder Sammelzahlungen sichtbar gehalten werden.

So muss die Endrechnung nachvollziehbar werden

Die Endrechnung rechnet über die insgesamt ausgeführte Leistung ab. Sie sollte den endgültigen Auftragswert einschließlich freigegebener Nachträge zeigen und die vor Ausführung vereinnahmten Teilentgelte samt darauf entfallender Steuer absetzen. Der Kunde muss erkennen können, wie aus Gesamtbetrag und bereits gezahlten Beträgen der noch offene Rest entsteht.

Gesamtleistung feststellen: Ursprungsauftrag, freigegebene Nachträge, Minderungen und tatsächlich ausgeführte Mengen zusammenführen.
Steuer je Fall berechnen: Steuersätze, Steuerbefreiung oder Reverse-Charge nicht pauschal aus dem neuesten Beleg übernehmen.
Vereinnahmte Beträge absetzen: Zahlungseingänge den Abschlagsbelegen zuordnen und Steueranteile offen ausweisen.
Unbezahlte Abschläge klären: Nicht parallel als eigenständige offene Forderung und als Bestandteil der Restforderung weiterlaufen lassen.
Restbetrag ausweisen: Rechenweg, Fälligkeit und Zahlungsstatus verständlich darstellen.
Belegkette erhalten: Auftrag, Abschläge, Zahlungen, Endrechnung und spätere Korrekturen verknüpft exportieren.

„Gestellt“ ist nicht „vereinnahmt“

Eine Liste früherer Rechnungsnummern reicht nicht. Die Schlussrechnung braucht den Abzug der tatsächlich vereinnahmten Beträge und der dazugehörigen Steuer. Offene, stornierte oder nur teilweise bezahlte Abschläge müssen gesondert erkennbar und betrieblich geklärt sein.

Abschlags- und Endrechnung als E-Rechnung im Jahr 2026

Nach den BMF-FAQ vom März 2026 können Rechnungsaussteller während der allgemeinen Übergangsphase bis Ende 2026 noch sonstige Rechnungen verwenden. Bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro verlängert sich diese Möglichkeit grundsätzlich bis Ende 2027. Maßgeblich bleiben die Voraussetzungen des konkreten inländischen B2B-Umsatzes; B2C, Kleinunternehmer und öffentliche Auftraggeber folgen teilweise anderen Regeln.

Besonders wichtig für die Softwareauswahl: In einer Endrechnung als E-Rechnung darf die Absetzung der vereinnahmten Teilentgelte in einem beigefügten unstrukturierten Anhang stehen, wenn der strukturierte Rechnungsteil ausdrücklich auf diese Anlage verweist. Laut BMF kann diese Lösung auch über 2027 hinaus genutzt werden. Bei einer E-Rechnung über eine Bauleistung können im strukturierten Teil die einzelnen Gewerke mit Summen stehen; eine detaillierte Aufschlüsselung darf als menschenlesbare Anlage beigefügt werden, wenn im strukturierten Teil eindeutig darauf verwiesen wird.

Testen Sie daher nicht nur ein hübsches PDF. XRechnung oder ZUGFeRD müssen die steuerlich erforderlichen Angaben im strukturierten Teil tragen; Anlagen und Verweise müssen nach Export erhalten bleiben. Wie der Versand per E-Mail, Portal oder Peppol funktioniert, behandelt der Leitfaden E-Rechnung versenden.

Ein belastbarer Workflow vom Auftrag bis zum Restbetrag

Auftrag einfrieren: Angebot, Leistungsumfang, Steuersatz, Zahlungsplan und freigegebene Fassung im Projekt hinterlegen.
Abschlag erzeugen: Festbetrag, Prozentsatz oder Leistungsstand verwenden und jede Rechnung mit dem Auftrag verknüpfen.
Versand dokumentieren: Format, Datum, Empfänger und gegebenenfalls Portalbestätigung sichern.
Zahlung zuordnen: Nur den tatsächlich eingegangenen Betrag mit Datum und Bankumsatz buchen.
Nachträge kontrollieren: Geänderte Mengen, Preise und Zusatzleistungen erst nach Freigabe in den Gesamtwert übernehmen.
Endrechnung vorschauen: Gesamtleistung, alle Abschlagsbelege, vereinnahmte Beträge, Steueranteile und Restforderung prüfen.
Vier-Augen-Freigabe: Besonders bei gemischten Steuersätzen, Teilzahlungen und § 13b UStG fachlich kontrollieren.
Festschreiben und exportieren: Endrechnung validieren, versenden, Zahlungen überwachen und vollständige Belegkette sichern.

Welche Funktionen Sie wirklich prüfen sollten

Funktion	Prüffrage	Warnsignal
FunktionAuftragsbezug	PrüffrageBleiben Angebot, Nachtrag, Abschlag und Schlussrechnung unter einem Vorgang?	WarnsignalBelege müssen unabhängig neu erfasst werden
FunktionZahlungsstatus	PrüffrageUnterscheidet das System gestellt, teilbezahlt, bezahlt und storniert?	WarnsignalJeder Abschlag wird sofort vollständig abgezogen
FunktionSteuerlogik	PrüffrageWerden Netto, Steuer und Brutto je vereinnahmtem Betrag korrekt fortgeführt?	WarnsignalNur Bruttosumme ohne Steuerhistorie
FunktionNachträge	PrüffrageBleibt sichtbar, wer welche Auftragsänderung wann freigegeben hat?	WarnsignalGesamtwert ändert sich ohne Versionsbezug
FunktionE-Rechnung	PrüffrageKann die Schlussrechnung als valides XRechnung- oder ZUGFeRD-Dokument mit referenzierter Anlage exportiert werden?	WarnsignalNur PDF oder unvollständige XML-Daten
FunktionKorrektur	PrüffrageErhalten Storno und Berichtigung den Bezug zu allen Vorbelegen?	WarnsignalFertige Rechnung lässt sich überschreiben
FunktionExport	PrüffrageSind Belege, Zahlungen, Status und Verknüpfungen nach Vertragsende nutzbar?	WarnsignalNur Einzel-PDF ohne strukturierte Liste

Die allgemeinen Kriterien zu Änderungsprotokoll, Archiv und Datenzugang stehen im Praxistest für GoBD-Funktionen in Rechnungssoftware.

Durchgerechnetes Beispiel mit einem bezahlten Abschlag

Ein Betrieb vereinbart eine steuerpflichtige Gesamtleistung über 10.000 Euro netto zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer. Vor Ausführung stellt er eine Abschlagsrechnung über 3.000 Euro netto aus; der Kunde zahlt den Gesamtbetrag von 3.570 Euro. Nach Abschluss gibt es keine Nachträge.

Position	Netto	Umsatzsteuer	Brutto
PositionGesamtleistung laut Endrechnung	Netto10.000 €	Umsatzsteuer1.900 €	Brutto11.900 €
PositionAbzüglich vereinnahmter Abschlag	Netto−3.000 €	Umsatzsteuer−570 €	Brutto−3.570 €
PositionNoch zu zahlen	Netto7.000 €	Umsatzsteuer1.330 €	Brutto8.330 €

Das Beispiel zeigt nur den einfachen Standardfall mit einem Steuersatz. Sobald mehrere Steuersätze, Rückzahlungen, Leistungsänderungen, § 13b UStG oder echte Teilleistungen vorkommen, muss die Software die Beträge getrennt fortführen und der Vorgang fachlich geprüft werden.

Der 30-Minuten-Praxistest vor dem Softwarekauf

Minute 0–4: Angebot über 10.000 Euro netto anlegen, annehmen und als Auftrag sperren.
Minute 4–8: Abschlagsrechnung über 30 Prozent erstellen und Pflichtangaben sowie voraussichtliche Leistungszeit prüfen.
Minute 8–12: Nur die Hälfte des Abschlags als Zahlung buchen und kontrollieren, ob Teilzahlung und Rest sichtbar bleiben.
Minute 12–16: Zweiten Abschlag erstellen, aber unbezahlt lassen; anschließend einen freigegebenen Nachtrag hinzufügen.
Minute 16–21: Vorschau der Schlussrechnung öffnen: gestellte, vereinnahmte und offene Beträge müssen getrennt erscheinen.
Minute 21–25: Schlussrechnung als PDF und zulässige E-Rechnung exportieren, XML validieren und Anlagenverweis prüfen.
Minute 25–28: Einen Abschlag stornieren und prüfen, ob Original, Storno, Zahlung und Endrechnung verknüpft bleiben.
Minute 28–30: Projekt vollständig exportieren und Restforderung mit Bank- und Offene-Posten-Liste abgleichen.

Besteht das Programm nur den einfachen Vollzahlungsfall, ist die Funktion noch nicht belastbar. Entscheidend sind Teilzahlung, unbezahlter Abschlag, Nachtrag, Storno und ein lesbarer Datenexport.

Typische Fehler und ihre sichere Behandlung

Alle gestellten Abschläge abgezogenZahlungseingänge prüfen; nur vereinnahmte Beträge steuerlich passend absetzen und offene Belege klären.

Nachtrag doppelt berechnetEinmal im Gesamtleistungswert führen und nicht zusätzlich als unabhängige Schlussposition übernehmen.

Teilzahlung als Vollzahlung markiertZahlung aufteilen, offenen Betrag erhalten und Steueranteil korrekt zuordnen.

PDF stimmt, XML nichtStrukturierte Daten validieren; bei hybrider E-Rechnung ist der strukturierte Teil maßgeblich.

Alte Rechnung überschriebenOriginal erhalten und über Storno oder eindeutige Berichtigung korrigieren.

Schlussrechnung und Abschlag beide offenBelegstatus fachlich schließen, ohne Historie oder Zahlung zu löschen.

Wann der Standardworkflow nicht reicht

Mehrere Steuersätze: Anzahlungen und Endrechnung müssen Entgelt und Steuer je Steuersatz fortführen.
Reverse-Charge nach § 13b UStG: Steuerschuldnerschaft und Pflichtangaben unterscheiden sich; nicht mit einem normalen 19-Prozent-Muster testen.
Kleinunternehmer: Keine Umsatzsteuer ausweisen; die Ausnahme von der E-Rechnungsausstellung ändert nicht die Notwendigkeit einer klaren Endabrechnung.
Echte Teilleistungen: Vertragliche und steuerliche Abgrenzung kann einen anderen Ablauf als bloße Abschläge erfordern.
Rückzahlung oder Projektabbruch: Ursprungsrechnung, Zahlung, Erstattung und Korrektur als vollständige Kette erhalten.
Bau- und Verbraucherfälle: Vertrag, VOB/B, Sicherheitsabzug, Gewährleistung oder Verbraucherbauvertrag können zusätzliche Prüfung erfordern.

Den Ablauf in einer Woche einführen

Mit Steuerkanzlei klären, welche Fälle als Anzahlungen, Abschläge oder Teilleistungen verarbeitet werden.
Ein reales Musterprojekt mit Zahlungsplan, Steuersatz und Nachtragsweg anonymisiert nachbauen.
Rollen für Auftrag, Abschlagsrechnung, Zahlung, Nachtrag und Schlussfreigabe festlegen.
Den 30-Minuten-Test einschließlich E-Rechnung und Datenexport durchführen.
Arbeitsanweisung mit Statusbegriffen, Korrekturweg und Monatskontrolle dokumentieren.
Nach dem ersten echten Projekt Endrechnung, Bank, Umsatzsteuer und Übergabe an die Kanzlei gemeinsam abstimmen.

Rechts- und Recherchestand: 1. Oktober 2026. Die deutschsprachigen Ergebnisse von Google und Bing zu „Abschlagsrechnung Schlussrechnung Software“ werden stark von Handwerks- und Rechnungssoftware-Anbietern geprägt. Wiederkehrende Versprechen sind automatische Verrechnung, Übernahme aus dem Angebot und E-Rechnung. Die kaufnahe Lücke liegt bei den schwierigen Testfällen: gestellter versus vereinnahmter Abschlag, Teilzahlung, Nachtrag, strukturierte Endrechnung und vollständiger Export. Dieser Leitfaden macht genau diese Punkte vor dem Kauf prüfbar.

Häufige Fragen

Muss eine Abschlagsrechnung alle normalen Pflichtangaben enthalten?

Ja. Die allgemeinen Pflichtangaben nach § 14 Absatz 4 UStG gelten sinngemäß. Bei einer Zahlung vor Leistung muss außerdem erkennbar sein, dass eine Voraus- oder Anzahlung abgerechnet wird; regelmäßig gehört der voraussichtliche Leistungszeitpunkt oder -monat dazu.

Wann entsteht Umsatzsteuer auf eine Anzahlung?

Wird Geld vor Ausführung der Leistung vereinnahmt, entsteht die Umsatzsteuer grundsätzlich mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums der Vereinnahmung. Sonderfälle wie § 13b UStG oder Kleinunternehmer sind getrennt zu prüfen.

Werden in der Schlussrechnung gestellte oder bezahlte Abschläge abgezogen?

§ 14 Absatz 5 UStG stellt auf die vor Ausführung vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge ab. Unbezahlte oder nur teilweise bezahlte Abschlagsrechnungen müssen deshalb gesondert sichtbar bleiben und dürfen keine doppelte Forderung erzeugen.

Kann eine Schlussrechnung 2026 als XRechnung ausgestellt werden?

Ja. Das BMF lässt zu, die Absetzung vereinnahmter Teilentgelte in einer beigefügten unstrukturierten Anlage darzustellen, wenn der strukturierte Teil ausdrücklich auf diese Anlage verweist. Die übrigen Pflichtangaben müssen strukturiert verarbeitet werden können.

Ist eine Teilrechnung dasselbe wie eine Abschlagsrechnung?

Nicht zwingend. Eine umsatzsteuerliche Teilleistung setzt einen wirtschaftlich teilbaren und gesondert vereinbarten Leistungsteil voraus. Ein Abschlag kann dagegen eine vorläufige Zahlung auf einen noch laufenden Gesamtauftrag sein.

Welche Softwarefunktion ist am wichtigsten?

Die eindeutige Trennung und Verknüpfung von Auftrag, gestelltem Abschlag, tatsächlichem Zahlungseingang, Nachtrag und Endrechnung. Ohne diesen Statuszusammenhang sind automatische Abzüge und Restbeträge nicht verlässlich prüfbar.

Quellen und Aktualität

Die rechtlichen Aussagen wurden anhand amtlicher Quellen geprüft. Der Beitrag ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung.