Für eine Sammelrechnung müssen Sie zuerst die noch abzurechnenden Lieferungen desselben Rechnungsempfängers bestimmen. Übernehmen Sie erst danach die passenden Lieferscheine in einen gemeinsamen Entwurf. Eine offene Zahlung ist kein Beweis für eine offene Lieferung: Was bereits fakturiert wurde, darf durch die Zusammenfassung nicht nochmals zur neuen Forderung werden.
Mehrere noch nicht berechnete Lieferungen an denselben Kunden können Sie gemeinsam abrechnen. Bereits ausgestellte Rechnungen gehören dagegen in eine Zahlungsübersicht, nicht ungeprüft in eine weitere Rechnung über dieselben Leistungen. Vor dem Versand müssen Empfänger, offene Mengen, Retouren, Preise und Belegbezüge zusammenpassen.
Dieser Leitfaden behandelt den Ablauf für kleine Unternehmen mit mehreren Lieferungen pro Kunde. Er ist kein pauschaler Produktvergleich. Quellen und Herstellerangaben wurden am 6. Oktober 2026 geprüft. Die Beispiele und Testkriterien sind redaktionelle Prüfhilfen, keine eigenen Produkterfahrungen und keine individuelle Steuerberatung.
Sammelrechnung, Rechnungsliste und Sammellieferschein trennen
Beginnen Sie nicht beim Namen des Softwarebuttons, sondern bei den Ausgangsdokumenten. In diesem Ablauf entsteht aus mehreren Liefernachweisen eine neue Rechnung mit eigener Nummer und einem gemeinsamen Zahlbetrag. Die einzelnen Lieferungen müssen trotzdem wiedererkennbar bleiben. Eine bloße Liste vorhandener Rechnungen erfüllt eine andere Aufgabe: Sie zeigt bestehende Forderungen, anstatt dieselbe Ware erneut zu berechnen.
Ein Sammellieferschein dokumentiert zusammengefasste Lieferinformationen. Daraus folgt noch nicht, dass bereits eine Rechnung erstellt wurde. Ebenso beweist ein Lieferscheinstatus „offen“ ohne Erklärung nicht, ob Ware unversendet, noch nicht fakturiert oder nur unbezahlt ist. Lassen Sie sich diese Statusbegriffe im Programm erklären und prüfen Sie einen konkreten Beleg.
Eine monatliche Zusammenfassung sollten Sie mit dem Kunden und dem eigenen Rechnungsprozess abstimmen. Klären Sie Abrechnungsstichtag, Bestellreferenzen und die gewünschte Gliederung. Das ist eine organisatorische Vereinbarung, keine Erlaubnis, Rechnungs- oder Steuerpflichten beliebig aufzuschieben.
Welche Lieferscheine dürfen in diesen Abrechnungslauf?
Filtern Sie zuerst nach dem tatsächlichen Rechnungsempfänger. Zwei ähnlich benannte Kunden oder zwei rechtlich getrennte Unternehmen dürfen Sie nicht allein wegen derselben Kontaktperson zusammenziehen. Bei mehreren Lieferadressen desselben Kunden müssen die vereinbarte Rechnungsadresse und die Zuordnung der einzelnen Lieferungen eindeutig bleiben.
- Kundenbezug abgleichen: Prüfen Sie Kundenkennung, Rechnungsanschrift und gegebenenfalls Bestellung oder Projekt. Ein Namensvergleich allein reicht für Ihre Auswahlkontrolle nicht.
- Ausgeführte Lieferung bestimmen: Kontrollieren Sie tatsächliche Lieferung und dokumentierte Menge. Ein vorbereiteter Lieferschein für noch nicht versandte Ware gehört nicht als bereits ausgeführte Lieferung in diesen Lauf.
- Rechnungsbezug öffnen: Suchen Sie die zugehörigen Ausgangsrechnungen. Ein unbezahlter Rechnungsbeleg darf nicht dazu führen, dass Sie seinen Lieferschein erneut vollständig auswählen.
- Teilmengen nachvollziehen: Wurde ein Lieferschein nur teilweise berechnet, ermitteln Sie die Restmenge pro Position. Wenn das Programm nur ganze Belege übernehmen kann, müssen Sie den dokumentierten Teilabrechnungsweg klären.
- Retouren und Streitfälle markieren: Bestätigen Sie zurückgenommene Mengen, Preisänderungen und noch ungeklärte Positionen vor der Freigabe.
- Auswahl festhalten: Notieren Sie Lieferscheinnummern und den geplanten Rechnungsbezug. Damit können Sie später prüfen, ob derselbe Bestand nochmals in einem Entwurf auftaucht.
Behandeln Sie die Auswahl als Arbeitsliste mit einem Verantwortlichen. Wenn zwei Personen parallel dieselben Lieferscheine bearbeiten, sollten sie nicht beide unabhängig finalisieren. Reservierung, Warnung oder eine organisatorische Freigabe kann das verhindern; welche Unterstützung Ihre Software tatsächlich bietet, müssen Sie testen.
Beispiel: Drei Lieferungen, eine Retoure und zwei Ausschlüsse
Das folgende Beispiel ist vollständig erfunden. Ein Betrieb möchte Septemberlieferungen an Kunde A zusammenfassen. Die Beträge sind Nettowerte zur Auswahlkontrolle; Umsatzsteuer und endgültiger Rechnungsbetrag sind hier bewusst nicht berechnet. Eine Retoure betrifft eine Lieferung, die bisher noch nicht fakturiert wurde.
| Ausgangsvorgang | Nettowert | Entscheidung im neuen Entwurf |
|---|---|---|
| AusgangsvorgangLieferschein L-101: Kunde A, geliefert, nicht berechnet | Nettowert120,00 € | Entscheidung im neuen EntwurfÜbernehmen und Belegbezug erhalten |
| AusgangsvorgangLieferschein L-102: Kunde A, geliefert, nicht berechnet | Nettowert180,00 € | Entscheidung im neuen EntwurfÜbernehmen; bestätigte Retoure gesondert berücksichtigen |
| AusgangsvorgangLieferschein L-103: Kunde A, geliefert, nicht berechnet | Nettowert90,00 € | Entscheidung im neuen EntwurfÜbernehmen und Belegbezug erhalten |
| AusgangsvorgangBestätigte Retoure zu L-102 | Nettowert−20,00 € | Entscheidung im neuen EntwurfMit Rücknahmebezug nachvollziehbar absetzen |
| AusgangsvorgangLieferschein L-090: bereits mit R-090 fakturiert, Zahlung offen | Nettowert60,00 € | Entscheidung im neuen EntwurfVon der neuen Forderung ausschließen |
| AusgangsvorgangLieferschein L-104: Ware noch nicht geliefert | Nettowert40,00 € | Entscheidung im neuen EntwurfNicht als ausgeführte Lieferung übernehmen |
Für diesen Entwurf müssen Sie 120 + 180 + 90 − 20 = 370,00 € netto erhalten. Die offene Zahlung von 60,00 € aus R-090 bleibt eine separate bestehende Forderung. Würden Sie sie erneut in die Sammelrechnung übernehmen, sähe die Auswahlkontrolle fälschlich 430,00 € netto. Die 40,00 € des noch nicht gelieferten Vorgangs dürfen Sie in diesem Test nicht zur Septemberlieferung erklären.
Prüfen Sie nicht nur die Summe. Lassen Sie jede Position bis zur Quelle zurückverfolgen. Wenn zwei verschiedene Warenpositionen zufällig denselben Betrag haben, kann die Endsumme trotz einer falschen Auswahl stimmen. Kontrollieren Sie deshalb Nummer, Menge, Artikelbeschreibung und Rücknahmebezug einzeln.
Vom ausgewählten Lieferschein zum versandfertigen Entwurf
Erstellen Sie zuerst einen Entwurf und stoppen Sie automatische Versandaktionen während der Prüfung. Bewahren Sie nach Möglichkeit eine klare Gliederung pro Lieferschein. Ein späterer Zusammenzug gleicher Artikel ist nur hilfreich, wenn Sie die Herkunft und verbleibenden Mengen weiterhin nachvollziehen können.
- Empfänger prüfen: Vergleichen Sie die Daten des neuen Entwurfs mit dem vereinbarten Rechnungsempfänger, nicht nur mit der ersten Lieferadresse.
- Positionen abgleichen: Stellen Sie Auswahl und Entwurf nebeneinander. Prüfen Sie Mengen, Einheiten, Preise, Rabatte und ergänzte Rücknahmen.
- Preisquelle klären: Ermitteln Sie, ob der Entwurf ursprüngliche Auftragswerte oder aktuelle Artikelpreise übernimmt. Ein inzwischen geänderter Stammpreis darf nicht unbemerkt den vereinbarten Wert ersetzen.
- Zusatzpositionen begründen: Versandkosten, Zuschläge oder manuelle Minderungen brauchen einen nachvollziehbaren Vorgangsbezug. Achten Sie darauf, ob bereits enthaltene Kosten erneut hinzukommen.
- Gesamtrechnung kontrollieren: Prüfen Sie Netto, Steuergruppen, Steuerbetrag, Brutto und Zahlungsbedingungen gemeinsam.
- Erst dann freigeben: Finalisieren und versenden Sie den geprüften Beleg. Öffnen Sie anschließend die Quellen erneut und kontrollieren Sie deren Rechnungszuordnung.
Der letzte Schritt ist für den nächsten Lauf entscheidend. Wenn das Programm eine Lieferung nicht als abgerechnet kennzeichnet, brauchen Sie eine andere zuverlässige Kontrolle. Eine selbst angelegte Markierung kann eine praktische Ergänzung sein, ersetzt aber nicht die Prüfung des tatsächlich entstandenen Rechnungsbelegs.
Pflichtangaben bleiben auch bei einer Sammelrechnung erforderlich
Bei einer regulären Rechnung nach § 14 Absatz 4 UStG müssen unter anderem die Parteien mit Anschrift, Steuerkennung des Ausstellers, Ausstellungsdatum, eindeutige Rechnungsnummer, Art und Menge beziehungsweise Umfang der Leistung, Leistungszeitpunkt sowie die zutreffenden Entgelt- und Steuerangaben enthalten sein. Prüfen Sie die vollständigen Anforderungen für Ihren Fall im amtlichen Gesetzestext. Die Lieferscheinnummer ersetzt keine Rechnungsnummer.
Nach § 31 UStDV kann eine Rechnung aus mehreren eindeutig verknüpften Dokumenten bestehen; dafür gelten konkrete Anforderungen an Zusammenfassung und Bezugnahme. Absatz 4 erlaubt den Kalendermonat als Leistungszeitpunkt. Für unterschiedliche Monate dürfen Sie nicht einfach einen gemeinsamen Monat erfinden. Wie Sie die passenden Datumsfelder wählen, erklärt der Leitfaden zum Leistungsdatum und Leistungszeitraum in der Rechnungssoftware.
Das BMF bestätigt in FAQ 7b Sammelrechnungen auch als E-Rechnung für mehrere Leistungen innerhalb eines Monats. Nach FAQ 7a müssen die umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben im strukturierten Teil stehen. Ein bloßer Verweis auf eine unstrukturierte Anlage reicht dafür nicht; ergänzende Details dürfen in einem enthaltenen Anhang stehen.
Prüfen Sie deshalb die exportierte Datei zusätzlich zur Bildschirmvorschau. Kontrollieren Sie, ob Leistungsbeschreibung, Zeitangabe, Mengen und Summen in den strukturierten Daten korrekt ankommen. Welche technische Verbindung Zusatzunterlagen tatsächlich haben, zeigt der Leitfaden zu eingebetteten Anlagen und separaten Mailanhängen zur E-Rechnung. Diese Seite entscheidet nicht pauschal, welches Rechnungsformat oder welche Übergangsregel in Ihrem Einzelfall anzuwenden ist.
Lexware Office: dokumentierte Funktion und wichtige Grenze
Die am 6. Oktober 2026 geprüfte Lexware-Office-Hilfe beschreibt die Zusammenfassung mehrerer Lieferscheine eines Kunden ausschließlich für XL. Unter Belege → Ausgangsbelege wählen Sie die Lieferscheine und starten rechts die Sammelrechnung. Die übernommenen Positionen werden nach Lieferschein gegliedert, mit Nummer und Datum eingeleitet. Wenn der Button fehlt, müssen Sie die gebuchte Version prüfen.
Eine direkte Übersicht noch nicht abgerechneter Lieferscheine nennt der Hersteller ausdrücklich als nicht vorhanden. Als Hilfsweg sollen Sie einen Lieferschein öffnen und in der rechten Seitenleiste den zugehörigen Beleg kontrollieren. Negative Mengen sind im Lieferschein nicht möglich; für Rücknahmen beschreibt die Hilfe eine negative Position direkt in der Sammelrechnung, sofern deren Gesamtbetrag positiv bleibt.
Das ist eine Beschreibung der offiziellen Dokumentation, kein eigener Softwaretest. Übertragen Sie Menüpfade oder Tarifgrenzen nicht auf andere Programme. Ob eine Retoure zu einer schon ausgestellten Rechnung passt, müssen Sie gesondert beurteilen; die beschriebene Eingabemöglichkeit ist keine allgemeine steuerliche Freigabe für beliebige Verrechnungen.
Abnahmetest: Nicht nur den Button ausprobieren
Verwenden Sie erfundene Daten in einer Testumgebung und versenden Sie keine Testforderung an einen echten Kunden. Legen Sie die Fälle aus dem Beispiel an, ergänzt um einen Lieferschein von Kunde B. Dokumentieren Sie das Ergebnis und die verbleibende manuelle Arbeit.
| Testfall | Was Sie prüfen sollten | Warnsignal |
|---|---|---|
| TestfallAnderer Kunde in der Auswahl | Was Sie prüfen solltenWarnt oder verhindert das Programm die Vermischung? Ist der Empfänger im Entwurf eindeutig? | WarnsignalAlle Belege werden ohne erkennbare Trennung übernommen |
| TestfallBereits berechnete Lieferung | Was Sie prüfen solltenKönnen Sie Rechnung und Quellenbezug erkennen und den Beleg ausschließen? | WarnsignalNur der Zahlungsstatus wird angezeigt |
| TestfallNur eine Teilmenge offen | Was Sie prüfen solltenBleibt die offene Menge je Position nachvollziehbar? | WarnsignalDer ganze Lieferschein wird erneut berechnet |
| TestfallRetoure und Preisänderung | Was Sie prüfen solltenErhalten Sie den erwarteten Nettowert und verständliche Bezüge? | WarnsignalStammpreiswechsel oder Rücknahme bleibt unsichtbar |
| TestfallEntwurf verwerfen und neu beginnen | Was Sie prüfen solltenBleiben echte Rechnungszuordnung und verfügbare Auswahl korrekt? | WarnsignalAbgebrochener Entwurf blockiert oder verfälscht den nächsten Lauf |
| TestfallFinalisieren und nochmals auswählen | Was Sie prüfen solltenIst die erfolgte Abrechnung erkennbar, und wie verhindern Sie einen zweiten Lauf? | WarnsignalDieselben Mengen erscheinen ohne Hinweis erneut |
| TestfallExport und Empfängeransicht | Was Sie prüfen solltenBleiben Gruppen, Pflichtdaten, Summen und ergänzende Belege nachvollziehbar? | WarnsignalNur die lokale Vorschau enthält die nötigen Angaben |
Werten Sie fehlende Automatik nicht automatisch als Ausschluss aus. Bei wenigen Belegen kann ein kontrollierter manueller Abgleich praktikabel sein. Bei vielen Teilmengen oder mehreren Bearbeitern sollten Sie die verbleibenden Schritte konkret bewerten. Wählen Sie nach nachvollziehbarer Zuordnung und beherrschbarem Ablauf, nicht nach einem Werbeversprechen zur Zeitersparnis.
Fehler, nachträgliche Retouren und andere Sonderfälle
Wenn ein Entwurf eine bereits berechnete Lieferung enthält, entfernen Sie sie vor der Freigabe und kontrollieren Sie die Summe erneut. Bei einer schon ausgestellten falschen Rechnung müssen Sie den passenden Korrekturweg nutzen. Erzeugen Sie nicht einfach eine zweite „richtige“ Rechnung und lassen den ersten Beleg ungeklärt bestehen. Der Leitfaden zur Berichtigung oder Stornierung einer Ausgangsrechnung hilft bei dieser Abgrenzung.
Eine spätere Retoure ist außerdem nicht dasselbe wie eine Rücknahme, die vor der ersten Abrechnung schon bestätigt war. Halten Sie Ursprungsrechnung, Rücknahme und Korrekturbeleg zusammen. Bei negativer Gesamtsumme, verschiedenen Steuerbehandlungen, Anzahlungen, Fremdwährungen oder Abrechnungen über einen Jahreswechsel sollten Sie den Sonderfall vor dem Sammellauf klären. Eine sichtbare Softwarefunktion entscheidet diese fachlichen Fragen nicht.
Bei Soll-Versteuerung sollten Sie insbesondere nicht davon ausgehen, dass die Umsatzsteuer allein wegen einer späteren Sammelrechnung später entsteht. § 13 Absatz 1 Nummer 1 Buchstabe a UStG knüpft im Regelfall an den Voranmeldungszeitraum der ausgeführten Leistung an. Stimmen Sie Lieferereignisse, steuerliche Zuordnung und Abrechnungsorganisation mit der Steuerkanzlei ab. Dieser Ablauf darf keine steuerliche Einordnung durch eine bloße Softwarestatusänderung ersetzen.
Nächster Schritt: Einen Kundenlauf vollständig nachvollziehen
Nehmen Sie zunächst einen überschaubaren Kunden mit klar abgegrenzten Lieferungen. Erstellen Sie eine Auswahlübersicht, prüfen Sie vorhandene Rechnungen und vergleichen Sie den Entwurf mit jeder Quelle. Testen Sie anschließend Export, Freigabe und den folgenden Abrechnungslauf. Erst wenn keine Lieferung versehentlich erneut erscheint und Sie die Restmengen erklären können, sollten Sie den Ablauf für weitere Kunden übernehmen.
Häufige Fragen
Kann ich mehrere schon ausgestellte Rechnungen zur Sammelrechnung machen?
Für den hier beschriebenen Ablauf sollten Sie bereits fakturierte Leistungen nicht nochmals als neue Forderung berechnen. Verwenden Sie für bestehende Rechnungen eine Zahlungsübersicht. Ein notwendiger Ersatz oder eine Korrektur muss den ursprünglichen Beleg eindeutig berücksichtigen.
Wie erkenne ich noch nicht abgerechnete Lieferscheine?
Prüfen Sie den Rechnungsbezug und die tatsächlich fakturierten Mengen pro Position. Ein offener Zahlungsstatus genügt nicht. Wenn eine spezielle Übersicht fehlt, müssen Sie die zugehörigen Rechnungen auf Belegebene abgleichen.
Darf eine Sammelrechnung auch eine E-Rechnung sein?
Ja. Das BMF bestätigt die Zusammenfassung mehrerer innerhalb eines Monats erbrachter Leistungen in einer E-Rechnung. Die erforderlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil enthalten sein.
Welche Lexware-Office-Version unterstützt den beschriebenen Weg?
Laut der am 6. Oktober 2026 geprüften offiziellen Hilfe ist die Sammelrechnung aus Lieferscheinen ausschließlich in XL verfügbar. Prüfen Sie vor der Auswahl den tatsächlich gebuchten Vertrag.
Was muss ich bei teilweise abgerechneten Lieferscheinen prüfen?
Ermitteln Sie die noch offene Menge jeder Position und erhalten Sie den Bezug zu bereits ausgestellten Rechnungen. Wenn die Software nur vollständige Lieferscheine übernimmt, müssen Sie einen nachvollziehbaren Teilabrechnungsweg klären, bevor Sie finalisieren.
Quellen und Aktualität
Primärquellen geprüft am 6. Oktober 2026. Rechtliche Aussagen sind auf den beschriebenen Regelfall begrenzt; Sonderfälle sollten individuell geklärt werden. Herstellerangaben sind dokumentierte Funktionen, keine eigenen Testergebnisse. Das Titelbild ist generativ erstellt und zeigt keine echte Produktoberfläche.