Wer als kleines Unternehmen eine Bundesbehörde beliefert, muss nicht bloß eine Rechnung als PDF verschicken. Entscheidend sind der strukturierte Rechnungsdatensatz, die richtige Leitweg-ID des konkreten Rechnungsempfängers und ein zulässiger Einreichungsweg. Dieser Leitfaden behandelt genau diesen B2G-Fall – nicht den allgemeinen Versand von E-Rechnungen zwischen Unternehmen.
Fordern Sie beim Auftraggeber die für diesen Auftrag geltende Leitweg-ID und gegebenenfalls Bestell- und Lieferantennummer an. Tragen Sie die Leitweg-ID in der XRechnung als Käuferreferenz (BT-10) ein. Prüfen Sie auch Bankverbindung, Zahlungsbedingungen, Kontaktadresse und die üblichen Rechnungsangaben. Erstellen Sie die strukturierte Datei in der aktuell zulässigen Fassung, testen Sie sie und reichen Sie sie über den vom Empfänger vorgesehenen Weg ein. Bei an die OZG-RE angebundenen Bundesempfängern stehen Weberfassung, Upload, E-Mail an die Plattform und Peppol zur Verfügung. Bewahren Sie Originaldatei und Rückmeldungen auf.
Zuerst klären: Rechnung an den Bund oder an eine andere Behörde?
Die E-Rechnungsverordnung des Bundes regelt Rechnungen an Rechnungsempfänger der Bundesverwaltung. Bundesländer organisieren ihren Rechnungseingang in eigener Verantwortung; kommunale Stellen können weitere Wege nennen. Auch Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung dürfen teils eigene Annahmelösungen betreiben. Fragen Sie deshalb beim Auftraggeber nach dem konkreten Empfänger, der Plattform und dem Einreichungsweg, bevor Sie Daten aus einer alten Rechnung übernehmen. Die amtliche Übersicht der an OZG-RE angebundenen Empfänger hilft bei der Zuordnung, ersetzt aber nicht die Angaben in Ihrem Auftrag.
Nach § 3 ERechV müssen Rechnungssteller an Bundesempfänger grundsätzlich elektronisch ausstellen und übermitteln. Die Verordnung enthält Ausnahmen, etwa für Rechnungen nach Erfüllung eines Direktauftrags bis 1.000 Euro; daraus folgt aber keine pauschale Freigabe, immer ein PDF zu mailen. Klären Sie den konkreten Fall und die Annahmevorgaben des Auftraggebers. Die B2B-Übergangsregeln für inländische Unternehmensrechnungen sollten nicht auf Bundesaufträge übertragen werden.
Leitweg-ID: Welcher Wert gehört in welches Feld?
Die Leitweg-ID identifiziert den Rechnungsempfänger und steuert die Weiterleitung. Der Auftraggeber teilt sie normalerweise bei der Bestellung mit; wenn sie fehlt oder mehrere Abteilungen möglich sind, fragen Sie vor dem Versand nach. Rechnungssteller brauchen keine eigene Leitweg-ID. Im Standard XRechnung gehört der Wert in die Käuferreferenz BT-10. Eine auf einer früheren Bestellung verwendete ID kann für einen neuen Auftrag oder eine andere Dienststelle falsch sein.
| Angabe | Woher nehmen? | Vor dem Senden prüfen |
|---|---|---|
| AngabeLeitweg-ID / BT-10 | Woher nehmen?Vom beauftragenden Rechnungsempfänger | Vor dem Senden prüfenPasst sie zu genau dieser Bestellung und Empfangsstelle? |
| AngabeBestellnummer | Woher nehmen?Aus Auftrag oder Bestellung | Vor dem Senden prüfenÜbernehmen, wenn bei Beauftragung mitgeteilt; nicht mit BT-10 verwechseln. |
| AngabeLieferantennummer | Woher nehmen?Vom Auftraggeber, falls vergeben | Vor dem Senden prüfenNur den zugeteilten Wert verwenden; nicht selbst erfinden. |
| AngabeEmpfänger und Leistung | Woher nehmen?Aus Vertrag, Auftrag und Leistungsnachweis | Vor dem Senden prüfenRechtliche Rechnungsangaben und tatsächliche Leistung abgleichen. |
Eine Bestellnummer ersetzt die Leitweg-ID nicht. Auch eine Peppol-Empfängeradresse ist nicht einfach der Inhalt des BT-10-Felds: Transportadressierung und Käuferreferenz sind unterschiedliche Ebenen. Bei unklaren Stammdaten die Behörde kontaktieren, statt einen plausibel wirkenden Wert zu raten.
Welche Daten vor dem XML-Export vollständig sein müssen
§ 5 ERechV verlangt zusätzlich zu den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen die Leitweg-ID, Bankverbindung, Zahlungsbedingungen sowie De-Mail- oder E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers. Lieferantennummer und Bestellnummer kommen hinzu, wenn der Auftraggeber sie bereits bei Beauftragung übermittelt hat. Prüfen Sie außerdem Rechnungssteller, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt, Steuerangaben und Beträge anhand des Auftrags. Der rechtliche Mindestinhalt und die fachliche Prüfung des Kunden sind zwei verschiedene Kontrollen.
Die XRechnung ist ein strukturierter XML-Datensatz. Ein Bild oder ein einfaches PDF mit denselben sichtbaren Feldern wird dadurch nicht zur XRechnung. § 4 ERechV nennt grundsätzlich den Standard XRechnung in der jeweils aktuellen Fassung; andere EN-16931-konforme Standards sind unter den dortigen und den Plattformbedingungen möglich. Für einen kleinen Betrieb ist die explizit angeforderte XRechnung häufig der klarste Testfall. Verlassen Sie sich nicht auf eine im Programm gespeicherte, möglicherweise veraltete Formatversion.
Rechnungssoftware mit einem echten Behördenauftrag testen
Die entscheidende Produktfrage lautet nicht nur „Kann das Tool XRechnung?“, sondern: Lässt sich der Empfängerwert BT-10 je Auftrag korrekt setzen, die übermittelte Bestellnummer getrennt pflegen und die erzeugte XML-Datei vor dem Senden prüfen? Probieren Sie diese Schritte mit einem Testauftrag durch. Kontrollieren Sie, ob das Programm die gesetzlich nötigen Daten exportiert, Fehlermeldungen nachvollziehbar zeigt und die Originaldatei samt Korrekturverlauf wieder abrufbar hält. Bestätigen Sie solche Funktionen im aktuellen Tarif und der aktuellen Version des konkreten Anbieters; dieser Artikel behauptet keine Unterstützung durch ein bestimmtes Produkt.
Öffnen Sie die Testdatei in einer geeigneten Ansicht und prüfen Sie anschließend die strukturierten Daten. Der Leitfaden zum Öffnen und Prüfen einer XRechnung trennt lesbare Darstellung, technische Validierung und sachliche Kontrolle. Ein erfolgreiches XML-Schema allein beweist weder die richtige Leitweg-ID noch die richtige Leistung oder Bestellnummer. Die OZG-RE bietet eine Testumgebung; nutzen Sie diese vor dem ersten produktiven Versand, wenn Ihr Weg und Empfänger dafür geeignet sind.
So gelangt die Rechnung zur OZG-RE
- Empfänger und Kanal bestätigen: Prüfen Sie, ob die Bundesstelle an die OZG-RE angebunden ist oder eine eigene Annahmelösung vorgibt.
- Nutzerkonto und Test einrichten: Registrieren Sie sich für die produktive OZG-RE; bei Bedarf prüfen Sie den Ablauf zuerst in der gesonderten Testumgebung. Test und Produktion nicht verwechseln.
- Weg nach Volumen wählen: Bei wenigen Rechnungen können Weberfassung oder Upload passen. Für extern erzeugte strukturierte Rechnungen sind auch E-Mail an die Plattform oder Peppol möglich. Eine gewöhnliche E-Mail direkt an die Sachbearbeitung ist nicht automatisch die geforderte Plattformübermittlung.
- Einreichen und Antwort prüfen: Übermitteln Sie die strukturierte Datei über den vorgesehenen Weg und kontrollieren Sie die Rückmeldung. Die formale Plattformprüfung ist von der späteren fachlichen Rechnungsfreigabe des Auftraggebers zu unterscheiden.
- Belege sichern: Legen Sie XML-Original, Auftrag, Versandnachweis, Plattformstatus und gegebenenfalls korrigierte Fassung nachvollziehbar ab. Für die Originaldatei hilft der Leitfaden zum Archivieren von E-Rechnungen.
Die OZG-RE-Seite nennt vier Kanäle: Weberfassung, Upload, Peppol und E-Mail. Beim Upload wird eine extern erzeugte XRechnung nach Anmeldung eingereicht; bei der Weberfassung werden Rechnungsdaten auf der Plattform eingegeben. Für Peppol und E-Mail gelten die aktuellen Plattformanleitungen und Kontobedingungen. Wählen Sie den Kanal anhand Ihres tatsächlichen Volumens und Ihrer Software, nicht anhand eines pauschalen Rankings.
Wenn die Plattform ablehnt oder keine Bestätigung kommt
§ 4 ERechV sieht eine automatische formale Prüfung und eine Benachrichtigung über ordnungsgemäße Übermittlung oder formale Ablehnung vor. Ein fehlender oder falscher BT-10-Wert, veraltetes Format oder fehlende Pflichtdaten können deshalb den Weg stoppen. Lesen Sie den konkreten Fehlertext, gleichen Sie den Auftrag ab und erzeugen Sie eine korrigierte Datei. Unser Leitfaden zu fehlerhaften E-Rechnungen hilft, technische und inhaltliche Fehler auseinanderzuhalten.
Eine positive technische Rückmeldung bedeutet nicht automatisch, dass die Leistung sachlich anerkannt oder die Zahlung freigegeben ist. Fehlt die erwartete Rückmeldung, prüfen Sie Konto, Kanal und Status und kontaktieren Sie gegebenenfalls den Plattform- oder Empfängersupport. Nicht blind mehrfach einreichen: Erst klären, ob die erste Datei angekommen ist, damit keine doppelte Rechnung entsteht.
Letzte Prüfung vor dem produktiven Senden
Rechts- und Plattformstand: 3. Oktober 2026. Der Ablauf bezieht sich auf Rechnungen an Empfänger der Bundesverwaltung. Für Landes- und Kommunalstellen sowie Sonderfälle ist die jeweilige Annahmeregel des konkreten Auftraggebers maßgeblich. Nächster Schritt: Fordern Sie fehlende Leitweg- oder Bestelldaten schriftlich beim Auftraggeber an und erstellen Sie erst danach eine Test-XRechnung.
Muss ich als Rechnungssteller eine eigene Leitweg-ID beantragen?
Nein. Sie benötigen die Leitweg-ID des Rechnungsempfängers. Fragen Sie den Auftraggeber nach dem für diesen Auftrag richtigen Wert.
In welches XRechnung-Feld kommt die Leitweg-ID?
In die Käuferreferenz BT-10. Eine mitgeteilte Bestellnummer wird getrennt von der Leitweg-ID geführt.
Kann ich statt einer XRechnung einfach ein PDF an die Behörde senden?
Ein einfaches PDF ist keine strukturierte E-Rechnung. Für Bundesaufträge gilt grundsätzlich die elektronische Form nach ERechV; prüfen Sie Ausnahmen und die konkreten Vorgaben des Empfängers.
Muss jede Bundesbehörde über OZG-RE erreicht werden?
Nein. Die unmittelbare Bundesverwaltung und viele Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung nutzen OZG-RE; einige Einrichtungen können eigene Annahmelösungen betreiben. Klären Sie den Weg mit dem Auftraggeber.
Ist eine positive OZG-RE-Rückmeldung schon eine Zahlungszusage?
Nein. Die formale Einreichungsprüfung ersetzt nicht die spätere sachliche Rechnungsprüfung und Zahlungsfreigabe der empfangenden Stelle.
Quellen und Aktualität
Die rechtlichen Aussagen wurden anhand amtlicher Quellen geprüft. Der Beitrag ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung.
- Beschaffungsamt des BMI: E-Rechnung für Rechnungssteller der Bundesverwaltung, Leitweg-ID, OZG-RE und Übertragungskanäle; geprüft am 3. Oktober 2026
- E-Rechnungsverordnung des Bundes, § 3: elektronische Form und Ausnahmen; geprüft am 3. Oktober 2026
- E-Rechnungsverordnung des Bundes, § 4: Standard, Portal und formale Prüfung; geprüft am 3. Oktober 2026
- E-Rechnungsverordnung des Bundes, § 5: zusätzliche Rechnungsangaben; geprüft am 3. Oktober 2026
- Beschaffungsamt des BMI: Upload einer extern erzeugten XRechnung an der OZG-RE; geprüft am 3. Oktober 2026