Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro: E-Rechnung und Kassenbon

Veröffentlicht und geprüft am 3. Oktober 2026

Für eine gewöhnliche Kleinbetragsrechnung bis einschließlich 250 Euro brutto ist keine strukturierte E-Rechnung vorgeschrieben. Ein Papierbeleg oder ein mit Zustimmung übermitteltes PDF kann genügen, wenn die nötigen Rechnungsangaben enthalten sind. Entscheidend sind der gesamte Rechnungsbetrag und die Art des Umsatzes. Ob der Einkauf bar, mit Karte oder per Überweisung bezahlt wurde, beantwortet die Formatfrage nicht.

Die kurze Antwort

Prüfen Sie drei Dinge: Liegt der Gesamtbetrag höchstens bei 250 Euro? Enthält der Beleg die Angaben einer Kleinbetragsrechnung? Liegt ein gewöhnlicher Inlandsumsatz vor, für den die Vereinfachung passt? Erst danach entscheiden Sie über das Format. Über 250 Euro entfällt die Kleinbetragsvereinfachung; eine E-Rechnung kann im inländischen B2B-Fall erforderlich sein, wobei im Jahr 2026 noch die allgemeinen Übergangsregeln greifen.

Stand: 3. Oktober 2026. Die folgenden Beispiele betreffen vor allem gewöhnliche betriebliche Einkäufe in Deutschland. Gesetzliche Grundlage sind § 33 UStDV und die aktuellen BMF-FAQ zur E-Rechnung. Grenzüberschreitende Umsätze, Reverse Charge und öffentliche Auftraggeber benötigen eine gesonderte Prüfung.

250 Euro brutto: die Grenze gilt für die gesamte Rechnung

Die Umsatzsteuer gehört zum Grenzbetrag. Bei 250,00 Euro ist die Grenze eingehalten, bei 250,01 Euro überschritten. Prüfen Sie deshalb die endgültige Belegsumme einschließlich abgerechneter Nebenkosten und nicht nur den Nettowert, eine einzelne Position oder eine einzelne Zahlung.

Musterfall	Einordnung	Praktische Folge
Musterfall249,99 Euro brutto	EinordnungUnter der Grenze	Praktische FolgeKleinbetragsangaben und zulässigen Übermittlungsweg prüfen.
Musterfall250,00 Euro brutto	EinordnungGenau auf der Grenze	Praktische FolgeDie Vereinfachung ist bei einem passenden Umsatz weiterhin möglich.
Musterfall250,01 Euro brutto	EinordnungÜber der Grenze	Praktische FolgeReguläre Rechnungsangaben und E-Rechnungsregeln einschließlich Übergangsfrist prüfen.
MusterfallZwei Positionen: 150 und 110 Euro brutto auf einem Beleg	Einordnung260 Euro insgesamt	Praktische FolgeDie Beträge werden nicht einzeln gegen die Grenze geprüft.

Eine Zahlung in zwei Raten ändert den Gesamtbetrag der dazugehörigen Rechnung nicht. Lassen Sie das Programm daher auf den fertigen Rechnungswert prüfen. Werden mehrere selbstständige Lieferungen abgerechnet, sollte deren tatsächlicher Zusammenhang sauber dokumentiert sein; ein Beleg wird nicht nachträglich allein zur Umgehung der Grenze aufgeteilt.

Welche Angaben müssen auf einem Kassenbon stehen?

§ 33 UStDV verlangt für die vereinfachte Rechnung diese vier Informationsgruppen:

Verkäufer: Unternehmensname und postalische Adresse vollständig.
Datum: der Tag, an dem die Rechnung erstellt wurde.
Leistung: was und in welcher Menge geliefert wurde beziehungsweise Art und Umfang der Dienstleistung.
Betrag und Steuer: Preis einschließlich Umsatzsteuer sowie der zutreffende Steuersatz; bei einer Befreiung der passende Befreiungshinweis.

Kundenanschrift, Steuernummer des Verkäufers, Rechnungsnummer und ein gesonderter Leistungszeitpunkt gehören nicht zu diesen Mindestangaben nach § 33. Ein Betrieb darf zusätzliche Angaben verwenden. Dass ein Programm eine Belegnummer vergibt, bedeutet daher nicht, dass jeder Kleinbetragsbeleg zwingend die vollständigen Felder einer regulären Rechnung benötigt. Die Abgrenzung erklärt auch der Leitfaden zur Vergabe von Rechnungsnummern und ihren Ausnahmen.

Prüfen Sie den Inhalt und nicht die Überschrift „Bon“ oder „Quittung“. Ein Kartenbeleg, der nur Zahlungsbetrag, Datum und Kartentransaktion zeigt, liefert für sich genommen keine ausreichende Leistungsbeschreibung. Fotografieren Sie daher den eigentlichen Einkaufsbeleg und bewahren Sie einen ergänzenden Zahlungsnachweis bei Bedarf zugeordnet auf.

Bei mehreren Steuersätzen muss erkennbar bleiben, welcher Teil welcher Steuerbehandlung zugeordnet ist. Die Vereinfachung ist kein Grund, gemischte Warenkörbe im Import pauschal mit einem einzigen Steuersatz zu buchen.

Papier, PDF oder E-Rechnung: Form und Frist getrennt prüfen

Format beim passenden Kleinbetrag	Was zu beachten ist
Format beim passenden KleinbetragPapierbeleg	Was zu beachten istDie nötigen Angaben müssen vollständig und lesbar sein.
Format beim passenden KleinbetragEinfaches PDF	Was zu beachten istEine sonstige elektronische Rechnung; für den elektronischen Versand ist die Zustimmung des Empfängers relevant.
Format beim passenden KleinbetragStrukturierte E-Rechnung	Was zu beachten istAuch freiwillig möglich; bei der Kleinbetragsausnahme ist die Zustimmung zur elektronischen Übermittlung ebenfalls zu beachten.

§ 14 Absatz 1 UStG unterscheidet strukturierte E-Rechnungen von Papier und anderen elektronischen Formaten. Ein PDF wird durch den Versand per E-Mail nicht automatisch zur E-Rechnung. Die Zustimmung betrifft den Übermittlungsweg; sie ersetzt keine fehlenden Rechnungsangaben.

Wenn Sie freiwillig eine strukturierte Rechnung erstellen, muss die Datei die Regeln des gewählten E-Rechnungsformats erfüllen. Dessen technische Pflichtfelder können weiter gehen als die vereinfachten Angaben auf einem Papierbon. Prüfen Sie den Export deshalb mit einem passenden Validator, statt lediglich eine Kleinbetragsvorlage in XML umzubenennen.

Für Rechnungen oberhalb der Grenze ist 2026 nicht automatisch jeder Papierbeleg unzulässig: § 27 Absatz 38 UStG erlaubt für die dort bezeichneten Umsätze bis Ende 2026 noch sonstige Rechnungen. Für 2027 besteht eine weitere Übergangsregel bei einem Vorjahresgesamtumsatz des Ausstellers von höchstens 800.000 Euro; außerdem gibt es eine besondere EDI-Regel. Nach den Übergangsfristen sind die übrigen Voraussetzungen der B2B-Pflicht maßgeblich. Die Kleinbetragsausnahme ist dagegen nicht nur ein Aufschub bis Ende 2026.

„Kleinbetrag“ und „Kleinunternehmer“ bezeichnen unterschiedliche Dinge. Der erste Begriff betrifft den Rechnungswert, der zweite die umsatzsteuerliche Behandlung des ausstellenden Unternehmens. Für diese zweite Frage hilft der gesonderte Beitrag zur E-Rechnung bei Kleinunternehmern.

Betrieblicher Einkauf mit Bargeld oder Karte: ein verlässlicher Ablauf

Die BMF-FAQ stellen für Barkäufe klar, dass es keine besondere Befreiung allein wegen der Zahlungsart gibt. Auch bei Kartenzahlung bleibt die Prüfung von Rechnungsbetrag, Umsatzart und gegebenenfalls Übergangsregel nötig.

Vor dem Bezahlen den Geschäftseinkauf kenntlich machen. Liegt der Betrag über der Grenze, halten Sie den korrekten Firmennamen, die Anschrift und die gewünschte Rechnungsadresse bereit.
Den ausgegebenen Beleg prüfen. Kontrollieren Sie Summe, Verkäufer und Leistung, bevor der Bon zwischen anderen Einkäufen verloren geht.
Den Folgeweg vereinbaren. Falls eine E-Rechnung nachgereicht werden soll, klären Sie Adresse oder Portal, Zuständigkeit und Bezug zum ursprünglichen Kassenbeleg. Das BMF nennt eine spätere Berichtigung durch E-Rechnung als möglichen Ablauf.
Bereits gezahlt markieren. Verknüpfen Sie den Beleg mit der Bar- oder Kartenzahlung. Die spätere Rechnungsdatei sollte im Prozess keine zweite Zahlungsanforderung auslösen.
Einen Vorgang in der Buchhaltung führen. Ordnen Sie Kassenbeleg, Folgebeleg und Zahlung zusammen. Lassen Sie eine bereits erfasste Ausgabe nicht durch den erneuten Import nochmals als Aufwand entstehen.

Wenn ein Folgebeleg tatsächlich eine Berichtigung ist, brauchen Original und Korrektur einen nachvollziehbaren Bezug. Für die passende Dokumentart lesen Sie den Ablauf zum Berichtigen einer Rechnung und zur Abgrenzung von Storno und Gutschrift. Ein intern gesetzter Haken „bezahlt“ korrigiert keine falsche Rechnung des Lieferanten.

Rechnungs- und Belegsoftware mit fünf Fällen testen

Die folgende Testreihe hilft bei der Prüfung Ihrer eigenen Lösung. Spielen Sie die Fälle in einem Testkonto durch, bevor Sie eine neue Vorlage oder automatische Belegerkennung produktiv einsetzen.

Testfall	Erwartete Kontrolle	Typischer Fehler
Testfall250,00 Euro Gesamtbetrag	Erwartete KontrollePassende vereinfachte Vorlage bleibt möglich; erforderliche Angaben werden geprüft.	Typischer FehlerEine Regel „kleiner als 250“ behandelt den Grenzfall falsch.
Testfall250,01 Euro Gesamtbetrag	Erwartete KontrolleRegulärer Rechnungsweg wird gewählt; Format und Übergangsregel sind separat prüfbar.	Typischer FehlerEine Prüfung des Nettowerts lässt den Bruttobetrag durchrutschen.
TestfallZwei Positionen ergeben mehr als 250 Euro	Erwartete KontrollePrüfung auf Ebene der Gesamtrechnung.	Typischer FehlerJede Position wird als eigener Kleinbetrag eingeordnet.
TestfallErfasster Bon, später eingehende E-Rechnung	Erwartete KontrolleBezug zum Vorgang und vorhandene Zahlung lassen sich prüfen.	Typischer FehlerDoppelter Aufwand oder erneute Zahlung.
TestfallBeleg mit unterschiedlichen Steuersätzen	Erwartete KontrolleDie Steuerzuordnung bleibt je Belegteil erhalten.	Typischer FehlerOCR oder Standard-Steuerschlüssel überschreibt die Aufteilung.

Fragen Sie beim Softwarevergleich nach Grenzwertprüfung, wählbaren Rechnungsarten, Dublettenprüfung und verknüpften Folgebelegen. Entscheidend ist ein nachvollziehbarer Ablauf bis zum Export an die Buchhaltung. Eine beworbene E-Rechnungsfunktion allein sagt darüber wenig aus. Halten Sie das Ergebnis jedes Musterfalls mit Beleg, Kontrollschritt und festgestellter Abweichung fest.

Vorsteuer und Sonderfälle: der Betrag allein genügt nicht

Nach § 35 UStDV kann bei einer Kleinbetragsrechnung der Gesamtbetrag für den Vorsteuerabzug in Entgelt und Steuer aufgeteilt werden. Die übrigen Voraussetzungen, etwa der Unternehmensbezug und die Abzugsberechtigung nach § 15 UStG, bleiben zu prüfen. Eine formal passende Rechnung macht einen privaten Einkauf nicht zu einer betrieblichen Ausgabe.

Rechenbeispiel: Bei einem angenommenen Steuersatz von 19 Prozent enthält ein Bruttobetrag von 119 Euro genau 100 Euro Entgelt und 19 Euro Steuer. Bei mehreren Steuersätzen rechnen Sie für die jeweiligen Teilbeträge. Übernehmen Sie einen Steuersatz nicht allein deshalb, weil die App ihn vorausgewählt hat.

Reverse Charge und EU-Sonderfälle: § 33 nimmt Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG von den vereinfachten Pflichtangaben aus. Verwenden Sie dafür keine gewöhnliche Kleinbetragsvorlage; klären Sie Angaben und Format anhand des konkreten Umsatzes.
Öffentliche Auftraggeber: Neben Umsatzsteuerrecht können eigene E-Rechnungsvorgaben und vertragliche Anforderungen gelten. Die B2B-Grenze beantwortet diese Anforderungen nicht vollständig.
Bewirtung: Die formalen Rechnungsangaben sind nur ein Teil der Dokumentation. Anlass, Teilnehmende und weitere Anforderungen an die steuerliche Behandlung müssen zusätzlich geprüft werden.
Unleserlicher oder unvollständiger Bon: Lassen Sie fehlende Angaben durch den Aussteller ergänzen beziehungsweise berichtigen. Die automatische Texterkennung darf keine fehlende Leistung erfinden.

Für die spätere Ablage behalten Sie bei einer E-Rechnung den strukturierten Originalteil und verknüpfen ihn mit dem Vorgang. Der Leitfaden zum Archivieren von E-Rechnungen mit XML und PDF erklärt die dazugehörige Aufbewahrung.

Prüfliste vor Buchung oder Versand

GesamtbetragDie endgültige Bruttosumme ist höchstens 250 Euro, wenn die Kleinbetragsvereinfachung genutzt wird.

BeleginhaltVerkäufer, Datum, Leistung sowie Betrag und Steuerbehandlung sind lesbar vorhanden.

UmsatzartFür Sonderfälle ist die passende Vorlage gewählt und die steuerliche Einordnung geklärt.

ÜbermittlungFormat, Zustimmung und gegebenenfalls Übergangsregel sind geprüft.

ZuordnungOriginal, Folgebeleg und Zahlung bilden einen nachvollziehbaren Vorgang ohne doppelte Verarbeitung.

Als nächster Schritt genügt ein kleiner Test mit einem Grenzfall von genau 250 Euro, einem Beleg knapp darüber und einem bereits bezahlten Einkauf mit späterem Folgebeleg. Damit sehen Sie, ob Ihre jetzige Lösung passt oder wo Sie eine Vorlage, Prüfroutine oder Schnittstelle nachbessern müssen.

Häufige Fragen

Gehören genau 250 Euro noch zur Kleinbetragsrechnung?

Ja. Die gesetzliche Grenze schließt 250,00 Euro Gesamtbetrag ein. Maßgeblich ist bei steuerpflichtigen Einkäufen der Betrag einschließlich Umsatzsteuer.

Braucht ein Kleinbetragsbeleg meinen Firmennamen?

Die Empfängeranschrift gehört nicht zu den Mindestangaben einer gewöhnlichen Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV. Interne Vorgaben und besondere Umsatzarten sind zusätzlich zu prüfen.

Befreit eine Bar- oder Kartenzahlung von der E-Rechnung?

Die Zahlungsart allein begründet keine Befreiung. Entscheidend sind die Rechnungs- und Umsatzregeln einschließlich Kleinbetragsausnahme und geltender Übergangsfrist.

Ist ein Karten-Terminalbeleg als Rechnung ausreichend?

Nur wenn er tatsächlich die nötigen Rechnungsangaben enthält. Ein bloßer Zahlungsnachweis ohne Verkäuferanschrift und Leistungsbeschreibung reicht für diesen Zweck nicht.

Darf ich 2026 eine Rechnung über 250 Euro noch auf Papier erhalten?

Für die von § 27 Absatz 38 UStG erfassten Umsätze besteht 2026 noch eine Übergangsregel für sonstige Rechnungen. Oberhalb der Kleinbetragsgrenze sind dennoch die regulären Rechnungsangaben erforderlich; besondere Pflichten öffentlicher Auftraggeber sind separat zu beachten.

Quellen und Aktualität

Die rechtlichen Aussagen wurden anhand amtlicher Quellen geprüft. Der Beitrag ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung.