Wer Minijobber im Betrieb beschäftigt, braucht verlässliche Arbeitszeitnachweise – auch wenn nur wenige Schichten im Monat anfallen. Entscheidend ist nicht ein bestimmtes Programm, sondern dass die tatsächlichen Zeiten vollständig, rechtzeitig und später auffindbar dokumentiert sind. Dieser Leitfaden trennt die konkrete Mindestlohn-Dokumentation von der allgemeinen Arbeitszeiterfassung und zeigt, wann eine App die Arbeit erleichtert.
Bei gewerblichen Minijobs sind nach § 17 Mindestlohngesetz Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit festzuhalten – spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach der Arbeitsleistung. Die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Eine elektronische App ist dafür nicht vorgeschrieben; ein zuverlässig geführter Stundenzettel kann genügen. Für Minijobs in Privathaushalten gilt die besondere Pflicht des § 17 MiLoG nicht.
Zwei Ebenen: allgemeine Zeiterfassung und Minijob-Dokumentation
Nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 müssen Arbeitgeber ein System zur Erfassung der geleisteten Arbeitszeit einführen. Das BMAS erläutert, dass derzeit keine allgemeine Formvorschrift besteht und die Aufzeichnung auch handschriftlich erfolgen kann. Die Pflicht, überhaupt zu erfassen, ist also nicht gleichbedeutend mit einer Pflicht zum Kauf elektronischer Zeiterfassungssoftware.
Für gewerbliche Minijobs kommt die konkrete Dokumentationsregel des § 17 MiLoG hinzu. Sie nennt ausdrücklich die drei Tagesangaben und die Fristen. Beschäftigungen in bestimmten Branchen können ebenfalls darunterfallen. Bei einer geringfügigen Beschäftigung ausschließlich im Privathaushalt greift diese spezielle Vorschrift nach § 17 Abs. 1 Satz 3 nicht; daraus sollte man aber nicht ableiten, dass sonstige arbeitsrechtliche Anforderungen bedeutungslos sind. Für diesen Sonderfall ist die Beschäftigungsart zuerst sauber einzuordnen.
Was für jeden Arbeitstag auf dem Stundenzettel stehen muss
Für den Pflichtnachweis eines gewerblichen Minijobs brauchen Sie das Datum sowie Beginn, Ende und Dauer der tatsächlichen täglichen Arbeit. Ein Dienstplan allein genügt nicht, wenn sich die Schicht real verschoben hat. Die Zuordnung zur beschäftigten Person und eine nachvollziehbare Korrektur sind praktische Voraussetzungen dafür, dass der Nachweis später verständlich bleibt.
| Feld | Beispiel | Worauf achten? |
|---|---|---|
| FeldArbeitstag | Beispiel29.09.2026 | Worauf achten?Pro tatsächlichem Einsatztag eine Zeile. |
| FeldBeginn und Ende | Beispiel09:00 bis 16:00 Uhr | Worauf achten?Ist-Zeit statt nur geplanter Schicht. |
| FeldPause | Beispiel12:30 bis 13:00 Uhr | Worauf achten?Tatsächliche Unterbrechung getrennt halten; nicht pauschal abziehen. |
| FeldDauer der Arbeit | Beispiel6 Stunden 30 Minuten | Worauf achten?Ende minus Beginn minus tatsächlich genommene Pause. |
| FeldKorrektur, falls nötig | BeispielEnde berichtigt, Grund notiert | Worauf achten?Wer und wann geändert hat, nachvollziehbar machen. |
Die Pausenregel ist ein eigenes Thema: Nach § 4 Arbeitszeitgesetz sind bei mehr als sechs bis zu neun Stunden Arbeit mindestens 30 Minuten Ruhepause vorgesehen; bei mehr als neun Stunden sind es 45 Minuten. Eine Software darf eine Pause nicht einfach als tatsächlich genommen ausgeben, wenn sie ausgefallen ist. Der Nachweis muss die reale Arbeitszeit abbilden; ein Regelverstoß wird nicht durch automatische Rundung behoben.
Sieben Tage eintragen, zwei Jahre aufbewahren
Die gesetzliche Frist endet mit Ablauf des siebten auf den Arbeitstag folgenden Kalendertages. Der BMAS-Leitfaden zur Dokumentationspflicht bestätigt diese Frist. Organisieren Sie die Erfassung möglichst am selben Tag: Eine nachträgliche Rekonstruktion aus Kalendern, Kassen- oder Schichtplänen ist fehleranfällig. Bei Papier braucht es eine feste Ablage; bei einer App einen getesteten Export und geregelten Zugriff.
Die Mindestaufbewahrung nach § 17 MiLoG beträgt zwei Jahre, beginnend mit dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt. Das ist keine pauschale Löschanweisung: Für andere Personal- oder Entgeltunterlagen können andere Fristen gelten. Halten Sie die Zeitnachweise von der Lohnabrechnung aus auffindbar und sichern Sie sie vor Verlust. Verantwortlich bleibt der Arbeitgeber, auch wenn Mitarbeitende ihre Zeiten selbst erfassen.
Papier, Tabelle oder App: Was passt zum Betrieb?
Ein einzelner fester Einsatzort mit wenigen Schichten lässt sich möglicherweise mit einem einfachen, täglich geführten Stundenzettel gut organisieren. Bei wechselnden Schichten, mobilen Einsätzen und mehreren Freigabepersonen kann eine App nützlich werden. Vergleichen Sie nicht zuerst die Zahl der Funktionen, sondern den konkreten Monatsabschluss: Sind vergessene Buchungen erkennbar? Werden Korrekturen protokolliert? Kommen die Nachweise lesbar und vollständig aus dem System heraus?
Ein scheinbar amtliches Gratisangebot ist kein verlässlicher Dauerplan: Das BMAS weist selbst darauf hin, dass der Support seiner früheren App „einfach erfasst“ eingestellt wurde und sie nicht mehr in den App-Stores verfügbar ist. Die allgemeinen Kriterien für Zeiterfassungssoftware im Kleinbetrieb helfen beim Vergleich von App, Browser und Terminal.
Ein verlässlicher Ablauf für die nächste Abrechnung
- Beschäftigung einordnen: Gewerblicher Minijob, Privathaushalt oder besondere Branche? Klären Sie Sonderfälle fachlich.
- Ist-Zeiten erfassen: Beginn, Ende und tatsächliche Pause nach jeder Schicht festhalten; Dauer berechnen.
- Wöchentlich prüfen: Offene Tage, ungewöhnliche Dauern und korrigierte Einträge spätestens innerhalb der gesetzlichen Frist klären.
- Monat abschließen: Zeitnachweise mit dem vereinbarten Entgelt und der Lohnabrechnung abgleichen. Ein Zeitkonto oder wechselnde Einsätze erfordern zusätzliche Prüfung.
- Export testen: Einen abgeschlossenen Monat außerhalb der App öffnen und einen konkreten Arbeitstag wiederfinden.
- Aufbewahren: Zuständigkeit, Speicherort und Wiederherstellung festlegen; nach einem Anbieterwechsel darf kein Nachweis verschwinden.
Wenn Zeiterfassung zugleich Projektkosten oder Kundenrechnungen füttert, prüfen Sie die Übergabe zur Prozessautomatisierung gesondert. Die Entgeltunterlagen gehören außerdem in einen geordneten Verwaltungsablauf; die Prinzipien der digitalen Belegorganisation helfen bei Zuständigkeit und Ablage, ersetzen aber keine Lohnfachprüfung.
App-Auswahl in zehn Minuten eingrenzen
Stand der rechtlichen Prüfung: 29. September 2026. Tarife und einzelne Produktfunktionen sind bewusst nicht bewertet; sie ändern sich und sollten mit echten Schichten im aktuellen Angebot getestet werden.
Häufige Fragen
Muss ein Minijobber seine Arbeitszeit elektronisch stempeln?
Nein. Für die Dokumentation nach § 17 MiLoG ist keine bestimmte App vorgeschrieben. Laut BMAS besteht auch für die allgemeine Arbeitszeiterfassung derzeit keine Formvorschrift; handschriftliche Aufzeichnungen können zulässig sein. Vollständigkeit und Verlässlichkeit bleiben entscheidend.
Reicht der Schichtplan als Nachweis?
Nur wenn er die tatsächlich geleisteten Zeiten zutreffend abbildet. § 17 MiLoG verlangt Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit; verschobene oder ausgefallene Einsätze müssen im Nachweis richtig stehen.
Wann muss ein Arbeitstag eingetragen sein?
Bei gewerblichen Minijobs spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach der Arbeitsleistung. Eine Erfassung am Einsatztag senkt das Risiko von Lücken.
Wie lange sind die Zeitaufzeichnungen aufzubewahren?
Die besondere Dokumentation nach § 17 MiLoG mindestens zwei Jahre ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt. Andere Unterlagen können eigenen Aufbewahrungsregeln unterliegen.
Gilt § 17 MiLoG auch für einen Minijob im Privathaushalt?
Nein, Beschäftigungen nach § 8a SGB IV sind von dieser besonderen Dokumentationspflicht ausgenommen. Andere Pflichten und die richtige Einordnung des Arbeitsverhältnisses sollten getrennt geprüft werden.
Quellen und Aktualität
Die rechtlichen Aussagen wurden anhand amtlicher Quellen geprüft. Der Beitrag ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung.
- Mindestlohngesetz § 17: Inhalt, Frist, Aufbewahrung und Privathaushaltsausnahme
- BMAS: Dokumentationspflicht nach dem Mindestlohngesetz
- BMAS: Fragen und Antworten zur allgemeinen Arbeitszeiterfassung
- Bundesarbeitsgericht: Beschluss 1 ABR 22/21
- Arbeitszeitgesetz § 4: Ruhepausen
- BMAS: Eingestellte App „einfach erfasst“