Beleg verloren? Eigenbeleg erstellen und in Software dokumentieren

Veröffentlicht und geprüft am 4. Oktober 2026

Fehlt eine Rechnung oder Quittung, suchen Sie zuerst nach einer vorhandenen Datei oder fordern Sie eine Kopie beim Aussteller an. Bleibt der Fremdbeleg aus, dokumentieren Sie den wirklichen Geschäftsvorfall mit einem Eigenbeleg und vorhandenen Nachweisen. Ordnen Sie ihn der richtigen Zahlung zu. Ein Eigenbeleg ist keine neue Lieferantenrechnung und keine automatische Zusage für Betriebsausgaben- oder Vorsteuerabzug.

Für die Praxis: ein Vorgang, mehrere Nachweise

Eigenbeleg, Kontoauszug, Korrespondenz und eine später eintreffende Rechnung gehören zu demselben Sachverhalt. Neue Unterlagen sollen diesen vervollständigen, nicht eine zweite Ausgabe erzeugen. Der folgende Ablauf ist eine organisatorische Empfehlung, keine individuelle Buchungsanweisung.

1. Ist der Beleg wirklich verloren oder nur nicht auffindbar?

Eine leere Belegliste beweist noch keinen Verlust. Prüfen Sie zuerst Filter, Zeitraum, Archiv und die richtige Firma beziehungsweise das richtige Benutzerkonto. Suchen Sie nach Lieferant, Betrag, Bestellnummer und abweichendem Rechnungsdatum. Eine Kartenzahlung kann an einem anderen Tag auf dem Bankkonto erscheinen als der Einkauf.

Eigene Eingangskanäle durchsuchen: Rechnungs-E-Mail, Kundenportal, Scan-App und bisherige Ablage. Bei elektronischen Rechnungen auch nach dem ursprünglichen Dateiformat suchen.
Aussteller kontaktieren: Einkauf beziehungsweise Leistung, Datum und verfügbare Referenz nennen und eine Rechnungskopie oder Zweitschrift anfordern. Nur die dafür benötigten Zahlungsinformationen weitergeben.
Suchversuch festhalten: Wann wurde wo gesucht oder nachgefragt? Welche Antwort kam zurück? Ein konkreter Vermerk ist hilfreicher als „Beleg fehlt“.
Ergebnis unterscheiden: Nie erhalten, nachträglich verloren, technisch nicht zugänglich und nur archiviert sind verschiedene Fälle.

Übernehmen Sie keine geschätzte Lieferanten-Rechnungsnummer aus dem Gedächtnis. Falls ein Original noch beschafft werden kann, ist die Beschaffung der nächste Schritt. Für die spätere Prävention zeigt der Leitfaden zum Scannen, Prüfen und geordneten Sichern von Papierbelegen, wie die Eingangslücke kleiner wird.

2. Betriebsausgabe und Vorsteuer getrennt prüfen

Die GoBD, Rz. 61–62, verlangen die Belegung des Geschäftsvorfalls und sehen einen Eigenbeleg vor, wenn kein Fremdbeleg vorhanden ist. Die erforderlichen Informationen hängen von Belegart und Verfahren ab. Daraus folgt keine pauschale steuerliche Anerkennung jeder selbst geschriebenen Erklärung.

Nach § 4 Absatz 4 EStG sind Betriebsausgaben betrieblich veranlasste Aufwendungen. Dokumentieren Sie deshalb nicht nur den Geldabfluss, sondern auch die konkrete betriebliche Verwendung. Die steuerliche Einordnung, mögliche Abzugsbeschränkungen und die Überzeugungskraft des Nachweises müssen zum einzelnen Fall passen.

Für den üblichen Vorsteuerabzug aus einer inländischen Lieferantenleistung verlangt § 15 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 UStG unter anderem den Besitz einer entsprechenden Rechnung. Ein eigener Ersatzvermerk erfüllt diese Voraussetzung nicht allein. Rechnen Sie also nicht einfach aus dem gezahlten Betrag vermeintliche Vorsteuer heraus.

Eine ehemals vorhandene Rechnung ist ein anderer Fall

Beim nachträglichen Verlust lässt der BFH, Urteil vom 23. Oktober 2014, V R 23/13, den Nachweis früher vorhandener Rechnungen mit verfahrensrechtlich zulässigen Beweismitteln zu. Das ist keine Eigenbeleg-Ausnahme, die automatisch Vorsteuer erlaubt. Sichern Sie verfügbare Kopien und konkrete Leistungsnachweise und lassen Sie die Voraussetzungen und den betroffenen Zeitraum mit der Steuerkanzlei klären.

Bewirtung separat behandeln: Ein selbst erstellter Ergänzungsbeleg für Teilnehmer und Anlass ist nicht dasselbe wie der Ersatz für eine verlorene Restaurantrechnung. Die zusätzlichen Anforderungen behandelt der Leitfaden zum digitalen Bewirtungsbeleg mit Rechnung, Anlass und Freigabe.

3. Eigenbeleg-Vorlage: tatsächliche Angaben statt erfundener Rechnung

Nutzen Sie die folgende Arbeitsvorlage als Checkliste. Sie ist kein amtliches Formular und keine universelle Liste gesetzlicher Pflichtfelder. Tragen Sie nur nachvollziehbare Angaben ein. Wo Ihnen Informationen fehlen, benennen Sie die Lücke und den bisherigen Beschaffungsversuch.

Feld	Was Sie eintragen	Praktische Kontrolle
FeldInterne Referenz	Was Sie eintragenEigene eindeutige Beleg-ID; Kennzeichnung „Eigenbeleg“	Praktische KontrolleNicht mit einer Lieferanten-Rechnungsnummer verwechseln
FeldEmpfänger	Was Sie eintragenName und bekannte Anschrift des Zahlungsempfängers	Praktische KontrolleUnbekannte Daten ausdrücklich offenlassen und erklären
FeldGeschäftsvorfall	Was Sie eintragenDatum, konkrete Leistung oder Ware, betrieblicher Anlass	Praktische Kontrolle„Bürobedarf“ bei unklarem Einkauf genauer erläutern
FeldBetrag und Zahlung	Was Sie eintragenTatsächlicher Betrag, Währung, Zahlungsart und Zahlungsreferenz	Praktische KontrolleMit vorhandenen Zahlungsunterlagen abgleichen
FeldGrund und Suche	Was Sie eintragenWarum der Fremdbeleg fehlt; Such- und Anfrageverlauf	Praktische KontrolleKeine rückwirkend erfundene Verlustgeschichte
FeldErgänzende Nachweise	Was Sie eintragenEtwa Bestellbestätigung, Preisnachweis oder Korrespondenz	Praktische KontrolleDateien tatsächlich öffnen und passend zuordnen
FeldErstellung und Prüfung	Was Sie eintragenErstellungsdatum, verantwortliche Person, Unterschrift oder dokumentierte Bestätigung	Praktische KontrolleAusgabedatum und Erstellungsdatum getrennt halten

Formulierungshilfe: „Eigenbeleg zu [konkreter Leistung] vom [Datum], bezahlt am [Datum] über [Zahlungsart/Referenz]. Betrieblicher Zweck: [nachvollziehbarer Anlass]. Fremdbeleg fehlt, weil [tatsächlicher Grund]. Am [Datum] habe ich [Such-/Anfragehandlung] durchgeführt; Ergebnis: [Antwort]. Zugehörige Nachweise: [Dokument-IDs]. Erstellt und geprüft am [Datum] durch [Person].“ Die Platzhalter sind keine Aufforderung, unbekannte Tatsachen zu ergänzen.

4. Eigenbeleg in der Buchhaltungssoftware dokumentieren

Arbeiten Sie von der schon vorhandenen Zahlung oder dem bekannten Ausgabenfall aus. Wenn Sie stattdessen unabhängig ein neues Dokument und später noch einen Bankvorschlag übernehmen, steigt das Risiko einer doppelten Erfassung. Bei Barzahlung gibt es keinen Bankimport, den Sie als Ersatznachweis annehmen könnten.

Bestehenden Vorgang suchen: Sind Zahlung, Ausgabenentwurf oder eine frühere Buchung bereits vorhanden? Klären Sie das vor einer Neuanlage.
Ersatznachweis erstellen oder hochladen: Eigenbeleg eindeutig kennzeichnen. Einen automatischen OCR-Vorschlag nicht als bestätigte Lieferantenrechnung behandeln.
Inhalt kontrollieren: Zahlungsdatum, Leistungsdatum, Empfänger und Betrag können voneinander abweichende Informationen sein. Ein Banktext beschreibt nicht immer die gekaufte Leistung.
Nachweise verbinden: Den passenden Zahlungseintrag, Anfrageverlauf und weitere Unterlagen gemeinsam erreichbar machen.
Steuerbehandlung prüfen lassen: Keine automatische Vorsteuerberechnung allein aus dem Eigenbeleg übernehmen. Bei Privatanteil, Sonderregel oder bereits gebuchtem Zeitraum Rücksprache halten.
Offene Nachforderung sichtbar halten: Verantwortliche Person und nächsten Prüftermin festlegen. Ein hochgeladenes Ersatzdokument bedeutet nicht, dass die Anfrage erledigt ist.
Übergabe prüfen: Kann die Kanzlei Eigenbeleg, Zusatznachweise, Zahlungsbezug und offene Frage auch im Export erkennen?

Die GoBD beschreiben in Rz. 71–73 nachvollziehbare Zuordnungen zwischen Belegen und Buchungen. Eine eindeutige Dokument-ID hilft besonders, wenn mehrere Unterlagen zum selben Vorgang gehören. Regeln Sie den Umgang mit fehlenden Belegen in Ihrer Verfahrensdokumentation für kleine Unternehmen. Für die Zuordnung selbst hilft der ergänzende Ablauf zum Abgleich von Bankumsätzen und Rechnungen.

5. Was offizielle Herstellerhilfen konkret beschreiben

Die folgenden Beispiele wurden am 4. Oktober 2026 anhand der verlinkten Hilfeseiten geprüft. Sie beschreiben Herstellerabläufe, keine selbst durchgeführten Produkttests und keine Rangliste. Verfügbarkeit und tatsächliches Verhalten im eigenen Konto müssen Sie prüfen.

BuchhaltungsButler: Eigenbeleg direkt an einer Zahlung

Laut Herstellerhilfe „Eigenbelege“, aktualisiert am 19. März 2026, starten Sie im Bereich Zahlungen über das Kontextmenü. Gegenpartei, Datum und Betrag werden übernommen und sollen geprüft werden. Nach Vorschau und Erstellung ist der Eigenbeleg mit der Zahlung verbunden und bei den Eingangsbelegen auffindbar. Die Hilfe beschreibt außerdem die Steueroption „ohne USt./VSt.“ für die entsprechende Buchung; prüfen Sie auch eine mögliche Steuerautomatik des Aufwandskontos mit der Kanzlei.

sevdesk: Vorlage und Erfassung als Beleg

Die sevdesk-Hilfe „Eigenbeleg“ verlinkt eine Vorlage und beschreibt die Erfassung wie bei einem normalen Beleg. Der Upload ersetzt keine Prüfung des Inhalts oder der steuerlichen Behandlung. Kontrollieren Sie im eigenen Konto insbesondere, welche Werte die automatische Erkennung vorgeschlagen hat.

Lexware Office: vor dem Ersatzbeleg Archiv und Protokoll prüfen

Die Lexware-Office-Hilfe zu fehlenden oder gelöschten Belegen unterscheidet archivierte und gelöschte Dokumente. Archivierte Belege sind weiterhin auffindbar; die Protokollierung hilft bei der Nachverfolgung. Gelöschte Belege lassen sich laut Hilfe nicht wiederherstellen. Diese Suchhilfe belegt keine spezielle Eigenbeleg-Generatorfunktion und ist keine Empfehlung, fehlende Eingangsrechnungen als eigene Ausgangsrechnung nachzubauen.

6. Original später gefunden: keine zweite Ausgabe buchen

Wenn die Rechnungskopie eintrifft, suchen Sie zuerst den bestehenden Eigenbeleg-Vorgang. Vergleichen Sie Leistung, Betrag, Währung und Zahlung; ein ähnlicher Betrag allein reicht nicht. Markieren Sie, welche neue Unterlage eingegangen ist und welche offene Frage damit geklärt wurde.

Je nach Software kann der Weg über zusätzliche Anhänge, einen belegten Austausch oder eine nachvollziehbare Korrektur führen. Stimmen Sie das Vorgehen für bereits festgeschriebene oder übergebene Buchungen mit der Kanzlei ab. § 146 Absatz 4 AO verbietet Änderungen, bei denen der ursprüngliche Inhalt oder der Änderungszeitpunkt nicht mehr feststellbar ist.

Den ursprünglichen Sachverhalt und Ersatznachweis nicht kommentarlos überschreiben.
Eine zweite Aufwandserfassung und eine zweite Zahlungszuordnung ausschließen.
Eine mögliche steuerliche Korrektur gesondert prüfen, nicht bloß den Steuersatz automatisch übernehmen.
Bereits erfolgte Übergaben und betroffene Perioden bei der Kanzlei ansprechen.
Die Nachforderung erst schließen, wenn Dokument, Zuordnung und Korrekturweg geklärt sind.

7. Software-Checkliste für den nächsten fehlenden Beleg

Prüfen Sie diese Fragen mit einem klar gekennzeichneten Testfall, nicht durch eine zusätzliche reale Buchung. Das Ergebnis ist Ihre Auswahlhilfe für einen verlässlichen Arbeitsablauf.

SuchenLassen sich Archiv, Zeitraum und Zahlungsreferenz gezielt durchsuchen?

KennzeichnenBleiben Ersatznachweis und echte Lieferantenrechnung unterscheidbar?

Steuer prüfenIst eine automatische Vorsteuerübernahme erkennbar und im passenden Verfahren korrigierbar?

VervollständigenKann ein späteres Original demselben Sachverhalt zugeordnet werden, ohne zweite Ausgabe?

ÜbergebenSind Nachweise, Verknüpfung und noch offene Frage für die Kanzlei erreichbar?

Nächster Schritt: Nehmen Sie einen aktuell fehlenden Beleg, dokumentieren Sie die Originalsuche und legen Sie eine verantwortliche Person für die Nachforderung fest. Erstellen Sie erst dann den erforderlichen Ersatznachweis. Eine Monatskontrolle der offenen Fälle ist hilfreicher als ein Ordner voller unverbundener Eigenbeleg-PDFs.

Häufige Fragen zum Eigenbeleg

Darf ich einen Eigenbeleg erstellen, wenn eine Quittung verloren ist?

Wenn kein Fremdbeleg vorhanden ist, sehen die GoBD einen Eigenbeleg vor. Suchen Sie zuerst das Original oder fordern Sie eine Kopie an. Dokumentieren Sie anschließend nur den tatsächlichen Vorgang und vorhandene Nachweise; die steuerliche Anerkennung ist damit nicht automatisch entschieden.

Kann ich aus einem Eigenbeleg Vorsteuer abziehen?

Ein Eigenbeleg allein schafft keine Lieferantenrechnung und keinen Vorsteuerabzug. Bei einer früher vorhandenen, später verlorenen Rechnung kann ein gesonderter Nachweis in Betracht kommen. Lassen Sie diesen Fall anhand konkreter Unterlagen mit der Steuerkanzlei prüfen.

Reicht der Kontoauszug als Eigenbeleg?

Der Kontoauszug kann die Zahlung belegen. Klären Sie zusätzlich, welche Leistung bezahlt wurde, warum sie betrieblich war und warum die Rechnung fehlt. Verbinden Sie die vorhandenen Unterlagen mit dem Ersatznachweis, statt aus einem Banktext ungeprüft eine Rechnung abzuleiten.

Brauche ich ein bestimmtes Eigenbeleg-Formular?

Die Arbeitsvorlage auf dieser Seite ist kein amtliches Formular. Entscheidend sind nachvollziehbare tatsächliche Angaben und ein zum Fall passender Nachweis. Ein Herstellerformular nimmt Ihnen die Inhalts- und Steuerprüfung nicht ab.

Was mache ich, wenn das Original später auftaucht?

Ordnen Sie es dem bestehenden Vorgang zu und prüfen Sie den dokumentierten Korrekturweg. Erfassen Sie nicht dieselbe Ausgabe oder Zahlung erneut. Bei bereits übergebenen Buchungen oder einer möglichen Steuerkorrektur beziehen Sie die Kanzlei ein.

Quellen und Aktualität

Die rechtlichen Aussagen wurden anhand amtlicher Quellen geprüft. Der Beitrag ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung.

Rechtslage und Herstellerhilfen am 4. Oktober 2026 geprüft. Kein Preisvergleich, keine eigene Produkttest-Erfahrung und keine Anerkennungsgarantie. Das generativ erstellte Titelbild zeigt eine erfundene Buchungsoberfläche, keine reale Software.